불합격 통보, 채용 담당자가 반드시 피해야 하는 표현 세 가지

무슨 말을 해도 마음이 좋지 않은
불합격 통보 메시지, 이것만은 피하자

채용 담당자인 여러분은 지원자의 전형 수락률을 높이기 위해, 긍정적인 채용 경험을 주는 '합격 통보 메시지'를 작성하는 데 공을 들입니다. 합격 통보 메시지는 '받으면 기분이 좋은' 메시지이기 때문에 조금만 신경 쓰면 크게 문제 될 것은 없으리라 생각합니다. 반면에 '불합격 통보 메시지'를 작성할 때는 이야기가 달라집니다.

불합격 통보를 받고서도 마음이 괜찮은 사람은 없을 것입니다. 열심히 준비한 결과가 탈락이라니, 결코 기분 좋을 수 없겠죠. 그런 '부정적인' 내용이 담긴 메시지이기에 채용 담당자분들은 더욱 고심해서 메시지를 작성합니다.
안 그래도 좋지 못한 내용에 '적절하지 못한 표현'까지 더해진다면 불합격한 지원자에게 몹시 부정적인 채용 경험을 전달하고, 순식간에 여러 커뮤니티로 퍼져 기업의 이미지를 나쁘게 만들어 버리기 때문입니다.

이렇다 보니, 불합격한 지원자의 마음을 위로하고 응원하는 장문의 불합격 통보가 한 때 취업 준비생들의 입에 오르내리기도 했습니다. 취업난에 허덕이는 청춘을 위로하고 응원하는 메시지로 가득한 불합격 통보는 기업의 이미지를 무척 좋게 만들기에 충분했습니다.

'나도 그렇게 불합격 통보 메시지를 적어야 하나?'라고 생각하는 채용 담당자분들도 있을 거로 생각합니다. 하지만, 매번 채용 때마다 위로의 메시지를 길게 작성할 수도 없는 노릇입니다. 적절한 작성 예시나 작성법을 찾는 데도 시간이 걸리고 그걸 참고하여 작성하는 데도 시간이 꽤 오래 걸리기 마련입니다.

그렇다면 불합격을 통보하면서도 지원자에게 덜 부정적으로 다가가는 메시지는 어떻게 쓰면 좋을까요? 불합격 통보 메시지에 넣기에 '적절하지 않은 표현'을 알고 쓰지 않는 것만으로도, 더 수월하게 메시지를 작성할 수 있습니다.

기업의 이미지를 나쁘게 만들지 않고, 오히려 다시 한번 지원해 보고 싶은 마음마저 들게끔 만들기 위해 채용 담당자가 피해야 할 표현을 실제 사례를 통해 정리해 보았습니다.

‘다만 그럼에도 불구하고’라는 불합격 통보 문구

안녕하세요 김철수 님! ○○○○ 채용 담당자입니다.
우선 ○○○○ 에 관심을 두고 시간 내어 지원해 주셔서 감사드립니다.

서류 전형에서 보여주신 김철수 님의 역량은 높게 평가되었습니다.
다만, 한정된 선발 인원으로 인해 채용에서는 함께할 수 없게 되었습니다.

채용 과정에서 보여주신 열정과 성의에 감사드리며,
다시 한번 지원해 주셔서 감사드립니다.

○○○○ 채용 담당자 드림.

불합격 통보 메시지를 작성할 때 으레 쓰는 표현 중 하나가 '귀하의 역량은 뛰어나다'와 '귀하의 역량은 높게 평가되었다'라는 식의, 지원자를 높여주는 표현입니다. 언뜻 보면 지원자를 존중하는 표현이 담긴 문구로 보이지만, 지원자의 입장에서는 다소 황당한 표현으로 받아들여질 수 있습니다.

“역량을 높게 평가했으면 절 뽑았어야죠.”

- 취업 준비생 C님

불합격 통보를 받았을 때의 감정을 헤아려 보자면 위와 같은 반응이 나오는 것도 당연하겠지만, 그저 흔하디 흔한, 상투적인 미사여구로 받아들여질 수 있다는 점을 유념해야 합니다. 불합격 통보이기에 지원자를 배려하는 차원에서 '귀하는 뛰어나다'라고 할 수 있지만, 불합격이라는 '부정적인 상황'에서는 어울리지 않는 표현이기 때문입니다.

실제로 어떤 취업 준비생은 위 문구를 두고 '기만'이라고 이야기하기도 하는 만큼, 무조건적인 '예쁜 표현'은 그를 보는 사람으로 하여금 오히려 반감을 살 수 있다는 점을 염두에 두고 메시지를 작성할 필요가 있습니다. 

‘우리가 기대하는 역할과 달랐습니다’를
말할 거라면

안녕하세요 김철수 님! ○○○○ 채용 담당자입니다.
우선 ○○○○ 에 관심을 두고 시간 내어 지원해 주셔서 감사드립니다.

다만 김철수 님의 뛰어난 역량에도 불구하고 저희가 기대하는 포지션의 역할과는 다르다고 판단하여 이번 채용에서는 함께할 수 없게 되었습니다.

채용 과정에서 보여주신 열정과 성의에 감사드리며,
다시 한번 지원해 주셔서 감사드립니다.

○○○○ 채용 담당자 드림.

‘다만 그럼에도 불구하고’라는 문구와 엮여서 자주 등장하는 문구는 ‘지원자의 역량이 채용 기준과 다르다’라는 식의 불합격 사유 표현입니다.

지원자 입장에서는 채용 공고에서 제시하는 직무 역량과 회사의 인재상 혹은 핵심 가치에 맞춰 서류와 면접을 준비합니다. 그렇기에 '기대 역할 혹은 채용 기준과 다르다'라는 식의 다소 애매모호한 표현은 지원자로 하여금
‘대체 나의 역량과 채용 기준이 무엇이 다른가?’라는 부정적인 의구심을 갖게 만듭니다.

지원자의 역량이 기업에서 추구하는 바와 달라 불합격 처리하였고, 그 사유를 밝히고자 한다면 ‘이번 채용에서는 ○○ 역량을 중점적으로 평가했고, 이와 관련된 직무 경험이 있는 분들에게 채용 기회가 돌아갔다’라는 식으로 구체적인 불합격 사유를 제시해야 합니다.

불합격 통보에서는
기약 없는 약속을 정하지 말자

저희 ○○○○는 김철수 님이 보여주신 관심에 보답할 수 있도록 더 성장하겠습니다.
저희가 더욱 성장하면 김철수 님과 다시 만나기를 바라며, 향후 더 좋은 기회가 열렸을 때 연락드리도록 하겠습니다.

많은 경우에, 채용 과정에서 불합격하면 재지원 하지 않는 이상 기업과의 인연은 유지되기 어렵습니다. 

채용 담당자는 채용 과정을 최선을 다해 임해준 지원자에 대한 예의로 '나중에라도 함께하자'라는 식의 표현을 할 수 있지만, 이는 '언제 밥 한번 먹자'는 식의, 일상에서는 관용적으로 쓰는 표현과 다르지 않습니다.

채용 전형에서는 지원자에게 채용과 관련된 내용을 명확하게 전달해야 하기에 가급적 기약 없는 약속의 표현을 지양하는 것을 추천합니다.

위로는 짧게, 결과는 명확하게

불합격한 지원자에게 채용 담당자가 전해야 하는 말은 누구나 다 말할 수 있는 ‘쉬운 위로’는 아닐 것입니다.

불합격 후 또 다른 채용 과정을 준비해야 할 지원자에게 기업이 좋은 이미지로 인상에 남기 위해서는 명확하고 간결하게 결과를 통보하고, 비록 불합격 했지만 이를 ‘개선할 수 있는’ 객관적인 정보를 제공하는 것입니다.

그에 더해 불합격 통보를 받고 낙심하고 있을 지원자에게 보내는 심심한 위로의 메시지를 보낸다면, ‘자신감을 잃지 말기를 바란다’는 식의 문구로 ‘자신감’을 불어넣는 것을 추천합니다. 

불합격 통보 메시지,
이렇게 작성해보시면 어떨까요?