근로계약서 작성법 A to Z - 인사 담당자를 위한 근로계약서 총집편

인사담당자에게 근로계약서는
그 무엇보다 중요합니다

채용 브랜딩, 채용 공고 작성, 서류 전형, 면접, 레퍼런스 체크, 그리고 온보딩까지. 이 모든 채용 프로세스를 통해 좋은 인재를 채용하기 위해서는 꼼꼼한 준비가 필요합니다.

그중에서도 '근로계약서'는 근로자와 회사 모두의 권리와 의무를 명확히 정리하고 이후 발생할 수 있는 법적 분쟁을 예방하기 위한 필수 문서이기에, 채용 프로세스의 여러 단계 중에서도 가장 면밀하게 준비할 필요가 있습니다.

근로계약서가 없거나 부실하게 작성되었을 경우, 채용 공고에 명시된 근로 조건과 다른 내용으로 계약을 체결하는 경우가 발생할 수 있습니다. 이러한 상황은 지원자를 혼란스럽게 하고, 기업 신뢰도를 낮추는 원인이 됩니다.

때문에 인사 담당자는 근로 계약 체결 전후로 모든 근로 조건을 철저히 확인하고 적법하게 문서화해야 합니다.

근로계약서가 미흡할 경우, 어떤 문제가 발생할까요?

1. 법적 처벌

ㄱ. 채용공고와 다른 조건으로 계약을 체결한 사례
A 업체는 정규직으로 채용 공고를 낸 후 근로계약 기간을 4개월로 설정하고, 계약 종료 후 재계약 없이 해지한 사례로, 과태료 150만 원이 부과되었습니다.

ㄴ. 임금 조건 미준수 사례
C 업체는 급여를 연 3600만 원(월 300만 원)으로 공고했으나, 실제 근로계약서는 월 267만 원으로 체결했습니다. 이로 인해 과태료 300만 원이 부과되었습니다.

ㄷ. 근로계약서 미작성 사례
H 업체는 퇴사자가 근로계약서 미작성 문제로 신고하면서 근로자 8명 중 4명이 계약서를 작성하지 않은 상태임이 확인되어, 총 벌금 2000만 원(회당 500만 원)이 부과되었습니다.

2. 기업 이미지 실추

근로계약서 문제는 단순한 행정적 처벌에 그치지 않습니다. 이러한 이슈는 언론 보도나 구직자 커뮤니티와 구직자 리뷰 사이트를 통해 퍼지며, 회사의 신뢰도를 심각하게 훼손할 수 있습니다. 

특히, 채용 공고와 다른 조건으로 계약하거나 계약서를 작성하지 않은 사실이 공론화되면, 회사에 대한 부정적 인식이 확대되고 핵심 인재 유치에도 어려움을 겪게 됩니다.

3. 내부 분쟁 및 법적 소송

근로계약서가 부실하거나 아예 작성되지 않았을 경우, 근로자는 임금 체불, 부당 해고, 초과근무 수당 미지급 등의 문제에 대해 회사와 분쟁을 겪을 가능성이 높습니다. 

이 과정에서 근로계약서는 중요한 증빙 자료가 되며, 미작성 상태에서는 사업주가 법적 책임을 피하기 어렵습니다.

근로계약서에 반드시 명시해야 할
필수 항목 한 눈에 보기

그렇다면, 위와 같은 문제를 사전에 방지하기 위해서는 근로계약서에 어떤 내용이 들어가야 할까요?
근로기준법에 근거한 '근로계약서 필수 항목'을 아래와 같이 정리할 수 있습니다. 인사 담당자님께서 근로계약서를 작성하고 준비할 때, 필수 항목이 누락되지 않도록 아래 표를 통해 점검하시기 바랍니다.

근로계약서, 어떻게 작성하고 준비해야 할까?

고용노동부에서 배포하는 표준근로계약서를 기준으로, 근로계약서를 보다 쉽게 작성할 수 있는 보다 구체적인 방법과 예시 몇 가지를 안내해 드립니다.

1. 근로 조건은 구체적이고 명확하게 기재해야 합니다

근로계약서에는 근로 시간, 휴게 시간, 임금 및 지급일 등 근로자의 기본적인 권리와 관련된 내용을 상세히 기재해야 합니다. 모호한 표현은 분쟁의 원인이 될 수 있으니, 관련 항목은 구체적으로 서술할 수록 좋습니다.

각 근로 조건을 구체적으로 작성하는 방법

ㄱ. 근로 시간
법정 근로 시간 내(하루 8시간, 주 40시간)에서 1일에 몇 시간 근무할지 기재합니다.
휴게 시간은 소정 근로 시간 내에서 4시간에 30분, 8시간에 1시간 이상으로 기재합니다.

'근무 시간은 회사 내규에 따름'이라는 식의 표현은 모호하여, 분쟁의 원인이 될 수 있으니 피하는 것을 권장합니다.

ㄴ. 임금
임금 형태가 연봉인 경우, 연봉 금액과 더불어 기본급과 연장 근로 수당, 식대 등 월급 구성을 기재합니다.

2. 최신 노동법과 제도를 반영하세요

법적 문제가 발생하지 않도록, 인사 담당자는 매년 개정되는 근로기준법, 최저임금, 사회보험, 퇴직금 제도 등의 변화를 근로계약서에 반영해야 합니다.

2024년 현재, 근로 조건 관련 법률 시행 기준

ㄱ. 연장 근로 관련
근로기준법 제53조에 따라 1주 간 12시간 초과 근무는 금지(연장 근로 한도 위반에 대한 대법원 판결, 23.12.7, 2020도15393)되어 있기에, 이와 같은 법률 상 기준을 근로계약서에 명시할 필요가 있습니다.

1주 간 총 근로 시간 중 1주 법정 근로 시간 40시간을 초과하는 시간이 연장근로이며, 이 연장근로가 1주 12시간을 초과하면 법 위반에 해당합니다.

ㄴ. 휴게 시간 관련
근로기준법 제54조는 근로시간이 4시간인 경우에는 30분 이상, 8시간인 경우에는 1시간 이상의 휴게시간을 부여하도록 규정합니다. 이는 1일 8시간을 초과하여 발생한 연장근로에 대하여도 동일하게 적용됩니다.

1주 간 총 근로 시간 중 1주 법정 근로 시 40시간을 초과하는 시간이 연장근로이며, 이 연장근로가 1주 12시간을 초과하면 법 위반에 해당합니다.

3. 계약 기간과 갱신 여부를 명시하세요

기간제 근로자의 경우, 계약 기간과 종료 후 갱신 가능 여부를 구체적으로 적어야 불필요한 오해를 예방할 수 있습니다.

가령, '근로 계약 기간: 2024년 1월 1일 ~ 2024년 12월 31일'로 기재하고 '계약 종료 후 갱신 여부: 없음'이라는 식으로 갱신 여부를 명시하는 것입니다.

4. 연차 유급휴가 및 미사용 휴가 관리 기준을 포함하세요

근로자의 주요 권리 중 하나인 연차 유급 휴가와 미사용 연차 처리에 관한 내용을 명확히 작성해야 합니다.
연차에 대해서는 '근로자는 1년간 80% 이상 출근했을 경우 15일의 연차 유급휴가를 받을 수 있습니다'라는 식으로 연차 부여 기준을 명시합니다. 

미사용 연차에 대해서는 연차를 모두 사용하지 못했을 경우, 연차 사용 촉진 절차를 시행하지 않은 상태에서 미사용 연차는 금전으로 보상해야 한다는 법적 요건을 근로계약서에 반영해야 합니다.
가령, '근로자가 연차를 사용하지 못한 경우, 남은 휴가는 금전 보상으로 대체하며, 보상 기준은 계약 체결 시 명시된 급여 기준을 따릅니다.'라는 식으로 명시해야 합니다.

추가로 근로계약서 내 계약 조건은 근로자와 충분히 논의한 후 명시해야 한다는 점(처우 협의 완료 후), 근로자의 요청 여부와 관계 없이 근로계약서 사본 1부를 반드시 제공해야 한다는 점, 근로계약서는 근로자의 퇴사일부터 3년간 의무적으로 보관해야 하며, 보존 기간이 지나면 반드시 폐기해야 한다는 점을 잊지 마세요.

근로계약서와 관련한 궁금증을 풀어드립니다

근로계약서는 법적 내용이 포함된 민감한 서류임에 틀림 없습니다. 그만큼 인사 담당자 분들도 근로계약서를 작성하며 여러 궁금증이 생길 수 밖에 없죠. 근로계약서와 관련하여 인사 담당자분들이 가장 궁금해 하는 점을 FAQ로 풀어드립니다.

Q. 근로계약서를 작성하지 않으면 어떻게 되나요? 

사용자가 근로 계약을 서면으로 체결하지 않거나, 작성자에게 교부하지 않은 경우 500만원 이하의 벌금이 부과됩니다. 이러한 위반 사실은 고용노동부의 근로 감독 과정에서 적발될 수 있으며, 기업 이미지 실추와 법적 분쟁으로 이어질 가능성이 큽니다. 

Q. 법에 미달되는 조건으로 근로계약서를 체결했다면
계약의 효력이 없나요? 

해당 조건은 무효 처리가 되지만 근로계약서 자체는 여전히 유효합니다. 무효가 된 조건은 근로기준법이 정한 기준에 따라 자동적으로 대체 적용됩니다.

Q. 근로계약서의 대상자는 누구인가요?

정규직, 수습직원, 기간제(계약직), 단시간 근로자, 일용직, 외국인 등 모든 유형의 근로자가 해당됩니다. 교육생이나 수습 근로자도 고용된 상태라면 반드시 근로계약서를 작성해야 합니다. 

Q. 근로계약서는 언제 작성해야 하나요? 

근로계약서는 근로 시작 전에 작성하는 것이 원칙입니다. 최적의 시점은 입사일 전 계약 조건을 논의한 후 근로 시작일 이전에 서면으로 작성하는 것입니다.

입사일에 작성해야 하는 경우, 근로 시작 전에 계약 내용을 충분히 설명하고 근로자가 내용을 이해한 상태에서 서명하도록 해야 합니다.