“공채”를 운영 중이라면, 채용솔루션 도입 전 알아야 할 체크리스트 5가지

공채에 적합한
채용 관리 솔루션(ATS)은 없을까?

대부분의 채용 관리 솔루션(ATS)은 수시 채용에 초점이 맞춰져 있습니다. 이는 지원자별로 서로 다른 채용 단계와 상황에서 발생하는 반복적이고 비효율적인 업무를 줄여 채용 오퍼레이션을 효율적으로 관리하고, 속도와 정확성을 높여 지원자 이탈을 방지하는 데 중점을 두기 때문입니다.

반면, 공채는 수시 채용과는 본질적으로 다른 특성을 가지고 있습니다. 짧은 기간 내에 대규모 지원자와 다양한 직무를 동시에 관리해야 하기 때문에, 채용 업무 방식에서 수시 채용과 크게 다르며 기존의 수시 채용 중심 솔루션만으로는 한계를 느낄 수 있습니다.

따라서 성공적인 공채 운영을 위해서는 대규모 채용 환경을 효과적으로 처리하고 공채의 특수한 요구사항을 충족할 수 있는 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다. 도입 전, 이러한 기능이 충분히 갖춰져 있는지 “꼼꼼히” 확인하는 것이 필수적입니다.

그런데, 공채에 ‘왜’
채용 관리 솔루션이 필요할까?

🤔 "엑셀로도 충분하지 않을까?" 라는 생각이 들 수 있습니다.

실제로 많은 기업들이 초기에는 엑셀로 지원자 정보를 관리하거나 이메일로 전형 안내 및 인터뷰 일정을 조율하면서 채용을 진행합니다. 그러나 공채처럼 단기간에 대규모 인원을 채용해야 하는 상황에서는 이러한 방식이 가진 한계가 뚜렷이 드러납니다.

• 지원자가 많다 : 지원서를 정리하고 필터링하며, 일정 조율과 커뮤니케이션까지 처리해야 할 업무가 급증합니다. 이로 인해 정보 누락, 실수, 절차 지연이 발생하기 쉬우며, 전체 채용 현황을 한눈에 파악하는 것도 어려워집니다.

• 직무가 다양하다 : 여러 부서와 직무에서 동시에 채용이 진행되면 협업의 복잡성이 커집니다. 직무마다 요구되는 역량과 평가 기준이 다르기 때문에, 지원자 서류를 공유하거나 평가를 진행하고 결과를 취합하는 과정에서 혼선이 발생하기 쉽습니다.

이처럼 수작업 중심의 채용 방식은 공채와 같은 대규모 채용에서 비효율적일 수밖에 없습니다. 반면, 채용 관리 솔루션은 엑셀 기반의 수작업 방식에서 흔히 발생하는 시간 낭비와 실수를 크게 줄입니다. 지원자 정보 정리, 채용 현황 추적, 인터뷰 일정 조율, 평가 결과 취합 같은 반복 업무를 자동화해 HR팀이 더 중요한 전략적 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다.

채용 관리 솔루션이 가져오는 변화

단순히 시간을 절약하는 것을 넘어 다음과 같은 채용 전략에 더 많은 시간과 리소스를 투자할 수 있습니다.

이 모든 변화는 채용 성과를 높이는 데 그치지 않고, 기업의 지속적인 성장에도 직접적으로 기여합니다. 공채를 성공적으로 마무리하고, 장기적으로 조직의 경쟁력을 강화할 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다.

공채를 위한, 채용 관리 솔루션 도입 시
필수 고려요소 5가지

1. 공채 맞춤 기능 : 대규모 지원자 관리에 필요한 프로세스를 효과적으로 지원하는가?

2. 데이터 관리 용이성 : 데이터의 입력, 관리, 추출이 간편하고 체계적인가?

3. 협업 효율성 : 채용팀과 관련 부서 간의 원활한 협업을 돕는 구조와 기능을 갖추고 있는가?

4. 통합 및 확장성 : 우리 회사의 프로세스에 맞춰 다양한 시스템과 연동이 가능한가?

5. 업데이트 주기 : 지속적인 기능 개선과 안정적인 운영이 보장되는가?

1. 공채 맞춤 기능 : 대규모 지원자 관리에
필요한 프로세스를 효과적으로 지원하는가?

공채를 효과적으로 운영하려면 대규모 지원자를 체계적이고 효율적으로 관리할 수 있는 채용 관리 솔루션이 필수적입니다. 특히, 공채의 특수성을 고려한 기능을 제공하는지 확인해야 합니다.

예를 들어, 지원자를 한 번에 일괄 처리하거나 채용 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있는 기능, 그리고 그룹 면접 일정을 손쉽게 관리할 수 있는 기능은 공채 특유의 복잡하고 반복적인 업무를 간소화하고 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 이러한 기능은 채용 담당자의 업무 부담을 줄이는 것을 넘어, 채용의 속도를 향상시키고 지원자 경험을 개선하는 데도 기여하여 공채 전반의 성공 가능성을 높이는 핵심 역할을 합니다.

지원자 일괄 처리 기능 (벌크 액션)

여러 명의 지원자를 선택해 합불 처리, 메일 및 알림톡 발송, 단계 이동, 조별 일정 추가 등을 한 번에 처리할 수 있어 대규모 지원자 관리의 효율성을 극대화합니다.

채용 현황 대시보드

각 직무별로 지원자 수, 합격 및 불합격 현황, 지원자별 진행 단계, 평가 진행 상태 등을 한눈에 파악할 수 있는 대시보드를 제공합니다. 이를 통해 채용 과정 전반을 직관적으로 관리할 수 있습니다.

그룹 면접 일정 관리

그룹 면접 진행 시, 면접당 지원자 수에 맞춰 일정을 자동으로 배치하고, 해당 일정 정보를 메일과 카카오 알림톡을 통해 지원자에게 자동 안내할 수 있습니다. 이는 면접 일정을 효율적으로 관리하고 지원자에게 정확한 정보를 제공하는 데 도움을 줍니다.

2. 데이터 관리 용이성 : 데이터의 입력, 관리,
추출이 간편하고 체계적인가?

다양한 채용 플랫폼의 지원자 정보를 한곳에서 통합 관리할 수 있다면 그만큼 효율적인 방식은 없습니다. 하지만, 이를 위해 각 플랫폼의 지원서를 일일이 수작업으로 취합해야 한다면 비효율적일 뿐만 아니라, 오류가 발생할 가능성도 높아지죠. 따라서, 지원자 데이터를 자동으로 입력 및 정리하는 기능이 필수적입니다. 이러한 자동화는 데이터 관리 오류를 방지하고 채용 과정을 한층 더 원활하게 만듭니다.

또한, 채용 관리 솔루션을 사용하더라도 엑셀을 활용해 데이터를 정렬하거나 필터링해야 할 상황이 종종 발생합니다. 이 경우, 데이터를 손쉽게 다운로드할 수 있는 기능이 중요합니다. 더불어, 가공한 데이터를 다시 솔루션에 간편히 업로드할 수 있는 기능 역시 필수적입니다. 이러한 기능이 없다면 결국 수작업에 의존하게 되고, 비효율적인 데이터 관리가 반복될 수밖에 없습니다.

효율적인 데이터 관리란 입력, 추출, 업데이트 전 과정을 체계적으로 지원해 업무를 더 손쉽게 처리할 수 있도록 돕는 것을 의미합니다.

지원서 정보 자동 입력

다양한 채용 플랫폼에서 지원한 지원자의 정보와 서류가 자동으로 채용 관리 솔루션에 등록됩니다. 이를 통해 수작업의 번거로움을 줄이고 정확성을 높일 수 있습니다.

지원자 데이터 다운로드

채용 관리 솔루션에서 지원자 정보, 자료, 평가 데이터 등을 손쉽게 다운로드할 수 있으며, 필요한 항목만 선택하여 파일로 저장할 수 있습니다.

지원자 데이터 대량 업데이트

대량 업데이트 템플릿을 활용해 지원자의 합불 여부, 불합격 사유, 추가 서류 등을 양식에 맞게 입력한 후 간편하게 업로드할 수 있습니다.

3. 협업 효율성 : 관련 부서와의 원활한 협업을 돕는 구조와 기능을 갖추고 있는가?

공채는 여러 직무를 동시에 진행하기 때문에 관련 부서 간의 협업이 복잡해질 수밖에 없습니다. 지원자의 서류를 공유하고, 평가를 진행하며, 그 결과를 취합하는 과정은 많은 시간과 노력을 필요로 합니다.

그러나 모든 이해관계자가 하나의 플랫폼에서 업무를 진행할 수 있다면, 불필요한 서류 공유와 결과 취합 과정이 생략됩니다. 또한, 각 단계에서 발생한 모든 작업 내역과 히스토리가 플랫폼에 자동으로 기록되어 협업이 더욱 원활해집니다. 이러한 구조는 협업의 효율성을 높이고, 채용 과정에서 발생할 수 있는 커뮤니케이션 오류를 줄이는 데 큰 도움이 됩니다.

다만, 모든 이해관계자가 동일한 권한으로 데이터에 접근할 수 있어서는 안 됩니다. 사용자별 권한을 세부적으로 설정하고, 각 데이터에 대한 접근 권한을 제한할 수 있는 기능은 필수적입니다. 이는 협업의 효율성을 유지하면서도 데이터 보안을 강화하는 데 중요한 요소입니다.

권한 관리

사용자의 역할에 따라 채용 관리자, 매니저, 평가자 등으로 권한을 세부적으로 설정할 수 있습니다. 권한 설정은 채용 단계별, 지원자별, 지원서 항목별, 평가표별로 세밀하게 조정할 수 있어 민감한 지원자 정보를 안전하게 보호합니다. 이를 통해 각자의 역할에 따라 업무를 명확히 분리하고, 불필요한 데이터 접근을 방지하여 보안과 효율성을 동시에 확보할 수 있습니다.

평가 및 히스토리 관리

면접관의 평가 내역이 자동으로 취합되어 결과가 계산되며, 지원자별 팀 채팅을 통해 면접관과 채용 담당자가 나눈 피드백을 기록할 수 있습니다. 이러한 기능은 채용 과정의 투명성을 높이고, 협업의 효율성을 더욱 향상시킬 수 있습니다.

4. 통합 및 확장성 : 우리 회사의 프로세스에
맞춰 다양한 시스템과 연동이 가능한가?

채용 관리 솔루션이 우리 회사에서 사용하는 서비스와 연동될 수 있는지 여부는 매우 중요한 요소입니다. 만약 각 도구가 채용 관리 솔루션과 연동되지 않는다면, 데이터를 수동으로 옮기거나 여러 서비스를 오가며 작업을 처리해야 할 수도 있습니다. 이는 시간과 에너지를 낭비할 뿐 아니라 실수나 정보 누락의 가능성을 높입니다.

그러나 채용 관리 솔루션이 외부 서비스와 연동된다면 어떨까요? 모든 데이터를 한곳에서 실시간으로 관리할 수 있어 채용 과정이 훨씬 간단하고 정확해집니다. 연동 가능성은 회사의 기존 프로세스를 유지하면서도 확장성과 유연성을 확보하는 데 필수적인 요소입니다.

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5. 업데이트 주기 : 지속적인 기능 개선과
안정적인 운영이 보장되는가?

공채를 운영하는 많은 기업이 자체 구축한 채용 시스템이나 외주 개발로 만든 솔루션을 사용하고 있을 것입니다. 이러한 시스템은 초기에는 적합한 기능을 제공하지만, 업데이트와 기능 개선이 어려운 점이 큰 단점으로 작용합니다.

채용 관리 솔루션을 선택할 때 반드시 확인해야 할 중요한 요소 중 하나는 제품의 업데이트 주기입니다. 구축형 솔루션과 달리, SaaS 모델은 별도의 프로젝트 비용 없이 자동 업데이트를 통해 최신 버전을 유지할 수 있습니다. 이를 통해 시스템 중단이나 IT 부서의 개입 없이도 지속적으로 기능이 개선되고 안정적으로 운영될 수 있다는 장점을 제공합니다.

SaaS 솔루션의 이러한 강점을 활용하려면, 제품이 정기적으로 업데이트되어 최신 트렌드에 맞는 기능을 제공하는지 확인하는 것이 중요합니다. 특히, 공채에 적합한 기능을 신속히 출시할 수 있는지 여부는 선택에 있어 중요한 판단 기준이 될 수 있습니다.

마지막으로, 위 체크리스트의 모든 항목을
만족하는 솔루션을 찾고 계신다면 !

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특히, 나인하이어는 수시채용뿐만 아니라 공채 특성까지 고려한 맞춤 기능을 제공합니다. 강력한 데이터 관리 기능과 더불어 채용팀과 모든 이해관계자를 위한 뛰어난 사용 편의성 및 협업 효율성을 지원하며, 유연한 커스터마이징과 연동 확장성을 통해 조직의 다양한 요구를 충족시킵니다. 더 나아가, 빠른 고객 대응과 지속적인 업데이트를 통해 언제나 고객사의 필요를 최우선으로 생각합니다. 나인하이어와 함께라면, 채용 관리 솔루션 도입이 단순한 시스템 변경이 아닌, 조직의 성장을 이끄는 중요한 기회가 될 수 있을 거에요.