채용 담당자를 위한 합법적인 레퍼런스 체크 가이드

경력직 위주의 채용이 점점 더 많아지는 가운데, 레퍼런스 체크는 이제 필수적인 채용 프로세스로 자리잡고 있습니다.

지원자의 전 직장 동료나 상사에게 연락해 업무 방식, 협업 태도, 성과 등을 직접 확인하는 레퍼런스 체크는 이력서와 면접만으로 파악하기 어려운 지원자의 실제 모습을 검증하는 데 유용합니다. 특히 경력직 채용에서는 단순한 참고 절차가 아니라 채용 판단의 중요한 근거로 쓰이기도 하죠.

그런데 실무에서 레퍼런스 체크를 아무렇게나 진행했다가는 곤란한 상황이 발생할 수 있습니다.

지원자 동의 없이 이를 진행하거나, 직무와 무관한 개인 정보를 수집하거나, 일부 지원자에게만 선택적으로 실시하는 경우 개인정보보호법 위반이나 불공정 채용 시비로 이어질 수 있죠. 실제로 법적 분쟁으로 번진 사례도 적지 않은데요.

지원자에 대한 레퍼런스 체크를 유용하게 활용하면서도 법적 리스크를 줄이려면, 실무에서 반드시 지켜야 할 운영 기준이 있습니다. 오늘은 여러분의 안전한 평판 조회를 위해, 나인하이어에서 채용 담당자라면 반드시 알아야 할 합법적인 레퍼런스 체크의 조건 4가지를 정리해 드리겠습니다.

1. 지원자의 사전 동의를 받는다

지원자에게 사전 동의를 받지 않고 레퍼런스 체크를 진행한다면? 채용 기업과 레퍼리(정보 제공자) 모두 법적 처벌을 받을 수 있습니다.

지원자 동의 없는 레퍼런스 체크는 당사자 모르게 제3자로부터 그 사람의 개인정보를 수집하는 것이기 때문에, 개인정보보호법 위반에 해당합니다. 조회한 내용이 업무 역량이나 협업 태도 등에 대한 제3자의 주관적 평가라고 하더라도 그에 기초하고 있는 사실이 있기 때문에 개인정보보호 위반의 여지가 있는 것이죠.

따라서 인맥이 넓은 직원을 통해 비공식적으로 지원자의 평판을 조회하는 관행이 아직 남아 있다면, 이를 중지하시는 게 좋습니다. 그렇지 않으면 채용 기업은 물론 조회를 요청한 직원과 요청받은 타 회사 직원까지 모두 법적 곤란에 처할 수 있습니다.

채용 기업 입장에서 이 리스크를 방지하는 가장 확실한 방법은 지원자에게 레퍼런스 체크 동의서를 받는 것입니다. 레퍼런스 체크의 목적, 제공되는 정보 및 정보 수집 방법, 레퍼런스 제공자, 정보 보유 및 이용 기간 등을 포함한 동의서를 통해 지원자의 레퍼런스 체크 동의 여부를 문서화하여 보관하는 것이죠.

2. 질문 범위는 직무 중심으로 좁힌다

지원자의 레퍼런스 체크 동의를 받았다고 해서, 무엇이든 물어봐도 된다는 의미는 아닙니다.

레퍼런스 체크는 개인정보보호법 외에도 채용절차의 공정화에 관한 법률(채용절차법) 위반, 명예훼손 등의 문제가 얽혀 있어 질문 범위를 신중하게 설정해야 합니다. 판례에 따르면 직원의 성격, 품행 등 성향에 관한 정보도 개인정보에 해당할 수 있어, 개인의 성향이나 사생활 영역으로 질문이 넘어가는 순간 법적 리스크가 생깁니다(대법원 2021. 2. 4. 선고 2020도11559 판결).

따라서 레퍼런스 체크는 업무 성과, 직무 역량, 문제 해결 방식 및 사례 등 일과 관련한 객관적인 사실 기반에 한정하는 것이 안전합니다. 또한 리스크를 줄이기 위해서 자유로운 대화보다 구조화된 질문으로 구성된 틀에 따라 레퍼런스 체크를 진행하고, 사례·행동 중심의 정보를 수집하는 것이 좋습니다.

추가적으로 지원자의 범죄 유무를 확인하기 위해 범죄 경력 자료를 조회하고자 하는 경우도 있는데요. 별도의 법적 근거가 있는 특정 직군이 아니라면 범죄·수사 경력 자료 취득 및 사용은 위법입니다. 범죄 경력 자료는 민감정보에 해당하므로 형실효법에 따라 취득 및 활용이 엄격히 제한되며, 잘못된 방식으로 접근할 경우 형사 처벌로 이어질 수 있습니다.

3. 채용 결정 전, 모두에게 동일하게 실시한다

레퍼런스 체크는 면접 평가를 보완하는 수단으로서 의미가 있습니다.

이를 참고 자료가 아닌 최종 결정의 주요 기준으로 보면 객관성의 문제가 제기될 수 있죠. 따라서 레퍼런스 체크는 되도록 채용에 관한 의사결정이 형성되기 전인 2차 면접 전에 진행하는 것이 바람직합니다.

나아가 이와 함께 반드시 챙겨야 할 것이 공정성입니다. 레퍼런스 체크는 일관된 기준 아래 대상자를 선정하고, 동일한 방식으로 실시해야 합니다.

만약 경력이 있는 지원자들 중에서 일정한 기준 없이 일부에 대해서만 레퍼런스 체크를 실시한다면, 법적 분쟁으로 이어질 소지가 있습니다.

실제 법원 판례도 이 점을 명확히 하고 있습니다. 여러 명의 지원자 중 지원자 A에 대해서는 전 직장의 레퍼런스 체크가 어렵다는 이유로 조회를 실시하지 않고, 지원자 B에 대해서는 특별한 이유 없이 레퍼런스 체크를 진행하지 않은 가운데 지원자 C에 대해서만 평판 조회를 실시한 사례가 있었는데요. 법원은 이에 대해 채용 기업이 공정한 기준 없이 레퍼런스 체크를 자의적으로 진행했다고 판단했습니다.

경력직 지원자 전체를 대상으로 할지, 최종 후보군에 한정할지 등 기준은 기업마다 다를 수 있습니다. 중요한 건 어떤 기준이든 사전에 정해두고, 일관되게 적용하는 것입니다.

4. 부정적인 정보가 나왔다면, 소명 기회를 준다

레퍼런스 체크는 제3자의 진술을 기반으로 합니다.

아무리 신중하게 진행하더라도, 레퍼리의 개인적인 감정이나 오해, 혹은 의도적인 왜곡이 개입될 가능성을 배제할 수 없죠. 실제로 전 직장 동료 등의 레퍼리가 지원자에 대해 의도적으로 부정적인 사실이나 허위 사실을 전하여 법적 분쟁으로 이어진 사례도 적지 않습니다.

만약 레퍼런스 체크 과정에서 채용 여부에 중대한 영향을 미칠 만한 부정적인 정보가 나왔고, 이 때문에 채용을 중단한다면 탈락한 지원자가 법적 문제 제기를 할 수 있습니다. 서류·면접 평가와 무관하게 레퍼런스만으로 탈락을 시킨 셈이므로 인사권 남용이나 불공정 채용, 손해배상 청구의 대상이 될 수 있죠.

이를 방지 하기 위해 레퍼런스 체크 시 채용 결정에 영향을 미칠 만한 부정적인 정보가 나왔다면 그로 인해 불이익을 얻을 수 있는 지원자에게 이를 통보하고 소명 기회를 부여해야 합니다.

채용 기업 입장에서도 소명 기회를 제공해야 추후 법적 분쟁이 발생했을 때 레퍼런스 체크의 주관성을 보완하고 공정성을 확보하기 위한 절차를 마련했다는 것을 보여주고, 채용 과정의 합리성과 공정성을 증명할 수 있습니다.