채용 관리 솔루션은 채용 담당자를 돕기 위한 것
서류 전형부터 면접 전형 그리고 최종 합격까지, 회사에 필요한 '좋은 인재'를 채용하기 위해 채용 담당자는 복잡하고 긴 채용 프로세스의 모든 순간을 지켜보고, 관리하고, 운영합니다.
여러 채용 플랫폼에 올려진 지원서를 한 군데로 취합하는 일, 지원자 별로 서류/면접 평가 결과를 정리하는 일, 불합격자와 재지원자를 걸러내는 일, 전형 결과를 지원자들에게 문자와 메일로 통보하는 일, 지원자에게 개별 연락해서 면접 일정을 조율하는 일 등등 채용 담당자는 이토록 많은 업무를 처리해야 합니다.
특히 채용 시즌에는(비단 공채뿐만이 아니라, 특정 기간에 여러 직무의 채용을 진행하는 경우에도) 1명을 채용하는데 지원서는 수백 개가 들어올 정도로 지원자가 몰립니다. 지원자가 많으면 많을수록, 채용 담당자의 일은 더욱 늘어나게 마련입니다.
더 어려운 것은, 수많은 지원자를 대상으로 해야 될 일은 많은데 이 모든 걸 직접 하나하나 해야 한다는 것입니다. 엑셀로 한 땀 한 땀 지원자의 정보를 기입하고, 일일이 메일과 문자를 써서 보내는 등 채용 업무를 '수동'으로 하기에 업무 난이도는 오르고, 리소스는 항상 부족합니다. 그렇다 보니 지원자 정보가 누락되는 등 '휴먼 에러'도 발생하게 됩니다.
이런 채용 담당자의 어려움을 해결하기 위해,
채용 관리 솔루션이 있습니다.
다른 업무용 프로그램이나 툴이 그렇듯 조금 더 업무를 쉽고 빠르게 하기 위해 채용 관리 솔루션을 쓸 수 있겠지만, 단순히 채용 담당자의 일을 덜기 위한 것은 아닙니다. 채용 담당자가 보다 업무를 효율적으로 진행할 수 있게, 또 오류와 사고를 방지하는 한편 지원자에게 최상의 채용 경험을 선사하기 위해, 그리하여 좋은 인재를 놓치지 않고 채용할 수 있게, 채용 관리 솔루션은 채용 담당자를 '돕기 위한 것'입니다.
대체 채용 관리 솔루션이 채용 담당자에게 어떤 도움이 될 수 있을까요? 채용 관리 솔루션을 채용 업무에 활용하면 뭐가 나아지는 걸까요? 채용 담당자분들이 채용 업무를 진행하며 가장 버거워 하는 세 가지 문제를 채용 관리 솔루션이 어떻게 해결할 수 있는지 이야기해 보려 합니다.
반복 업무의 비효율을 줄이는 '자동화'
채용 단계별 혹은 포지션별 등 특정 기준에 따라 지원자 평가 기록을 수작업으로 구분 지어 취합하는 일이라든지, 지원자 정보를 수기 정리하고 지원자에게 개별적으로 합격 여부를 이메일로 보내는 일 등등. 대부분의 채용 업무는 소위 '엑셀 노가다'라고 부르는 엑셀을 활용한 반복 작업이 많습니다. 또한, 수기로 하는 반복 작업은 반드시 오류가 발생합니다.
당연하게도 지원자가 많으면 반복 작업은 더욱 늘어나기에 업무는 더욱 비효율적으로 진행될 수 밖에 없습니다.
시간이 많이 소요되는 반복 업무를 개선하기 위해서는, 채용 담당자가 직접 하지 않아도 알아서 업무가 진행될 수 있도록 '자동화' 하는 것입니다.
서류, 면접 평가 기준에 따라 지원자를 자동 분류하여 지원자를 빠르게 평가하거나, 합격 통보 혹은 면접 조율 등 지원자의 채용 단계에 따라 메시지를 자동 발송하는 등 채용 업무 자동화를 채용 관리 솔루션 '나인하이어'로 할 수 있습니다. 지원자 별 채용 진행 상황, 평가 내용 등 지원자 정보 또한 엑셀로 일일이 정리할 필요 없이 자동 수집되어 통합 대시보드에서 확인할 수 있습니다.
반복 업무를 자동화하면,
이렇게 업무를 개선할 수 있습니다!
1. 채용 프로세스 자동화로 업무 효율 10배 증가
“이력서가 약 5,000건에 달하는 상황에서 엑셀로 합격자와 불합격자를 필터링 하는 건 상당한 리소스를 필요로 했어요. 현재는 평가 과정과 평가 이후의 지원자 처리 과정을 나인하이어로 자동화해서, 지원자가 많아도 리소스를 더 들이지 않고 업무를 효율적으로 처리할 수 있게 되었습니다.”
- 카카오 헬스케어 채용 담당자
2. 지원자 자동 통합 관리로 업무 시간 87.5% 단축
“이전에는 평가 기록을 수작업으로 단계별, 팀별로 구분 지어 취합하느라 리소스가 굉장히 많이 들었어요. 나인하이어에서는 평가가 자동 정리되고 지원자별로 모아볼 수도 있어서, 8시간 정도 걸렸던 채용 업무가 1시간 내로 크게 줄었습니다."
- 건일제약 채용 담당자
3일에서 1시간으로 채용 리드타임을 줄이기
채용 담당자의 관심사 중 하나는 '채용 리드타임'입니다. 좋은 인재를 채용하는 것이 목표인 채용 담당자에게 있어, 시간은 금과 다르지 않습니다.
채용 리드타임이 길어지면 면접 참여율이나 지원 포기율이 높아지는데 지원자는 우리 회사만 바라보고 있지 않고 여러 회사와 채용을 진행하고 있기 때문입니다.
우리가 한발 앞서지 않는다면 인재를 놓치게 되기에, 채용 리드타임을 줄이는 것은 무척 중요한 과제입니다.
채용 리드타임을 길게 만드는 가장 큰 요인은 '지원자와의 연락과 소통'입니다. 전형별로 합격자와 불합격자 각각에게 다른 메시지를 보내고, 면접 전형에 참여하는 지원자에게 일일이 전화를 해서 면접 일정을 조율하는 일은 분명 시간이 오래 걸립니다.
때문에 채용을 진행하는 인원이 많아도 빠른 시간 안에 지원자와 커뮤니케이션할 수 있도록, 채용 관리 솔루션 ‘나인하이어’는 지원자의 채용 단계에 따라 합격 및 불합격 안내 메일 등 채용 메시지를 자동 발송하는 ‘지원자 연락 자동화’를 제공하여 채용 담당자가 채용 리드타임을 줄일 수 있도록 돕습니다.
채용 관리 솔루션으로
'채용 리드타임'을 이렇게 줄일 수 있습니다!
1. 3일 걸리는 채용 리드타임을 1시간으로 축소
“저희 채용팀에서는 나인하이어로 지원자가 접수만 하면 서류 접수부터 면접 안내까지 자동으로 전송되도록 메시지 자동 발송을 해두었습니다.
그 결과 평균 2~3일 걸렸던 채용 리드타임이 1시간 내로 크게 줄었습니다.”- MG신용정보 채용 담당자
2. 30일에서 7일로 채용 과정을 축소
“기존에는 채용을 한 번 진행하는데 최소 한 달 이상이 소요되었습니다. 수기로 하다 보니 지원자 누락이 다수 발생하면서 리드타임이 자연히 길어지게 되었는데요.
나인하이어로 메시지 자동 발송을 세팅하니 면접 안내부터 입사 안내 단계까지의 불필요한 작업들이 없어지면서 현재는 약 7일 정도면 채용을 마무리할 수 있게 되었습니다.”- 삼천리모터스 채용 담당자
지원자 만족도 90% 이상 달성하기
채용 과정은 왜 '긍정적인 경험'이 되어야 할까요? 회사가 어떤 분위기일지, 나의 성향과 잘 맞을지 등 지원자는 채용 과정을 거치며 회사를 판단합니다. 그렇기에 회사와 지원자가 서로 알아가는 채용 과정에서, 회사는 지원자에게 좋은 인상을 심어주는 한편 채용 과정을 만족시킬 필요가 있습니다. 지원자가 긍정적으로 회사를 생각해야, 합류할 가능성이 더욱 높아지기 때문입니다.
그렇다면 지원자의 채용 과정에 대한 만족도는 무엇으로 높일 수 있을까요? 우리 모두가 지원자였을 때를 돌이켜 본다면 아주 사소하면서도 중요한 것들이 있었습니다. 서류를 낸 후에 그 결과를 알려주는 것, 면접 일정을 내 사정에 맞게 유연하게 조정해주는 것, 준비 서류는 무엇인지 궁금할 때 친절하게 바로 알려주는 것. 생각해보면 지원자와 긴밀하게 소통하는 회사가 지금까지도 기억에 남는 것 같습니다.
흔히 채용 담당자는 지원자와 메일로, 전화로 소통합니다. 하지만 메일은 회신까지 얼마간 기다려야 하고, 전화는 부재 중일 수도 있기에 즉각적인 소통은 다소 어려운 면이 있습니다. 채용 관리 솔루션 '나인하이어'는 메시지 자동 발송과 더불어, 실시간 1:1 채팅을 통해 지원자와 실시간으로 소통하여 면접 일정 조율과 자료 요청 과정을 간소화하는 등 지원자와 원활하게 소통할 수 있어, 지원자의 채용 경험을 보다 긍정적으로 만듭니다.
긍정적인 채용 경험,
채용 관리 솔루션으로 이렇게 만들 수 있습니다!
1. 지원자 만족도 93% 달성
“지난 채용의 지원자를 대상으로 자체 채용 경험 만족도 설문조사를 시행해 보았을 때, 지원자 만족도가 93%에 달할 정도로 매우 높게 나왔습니다.”
- MG신용정보 채용 담당자
2. 알람톡 기능으로 지원자 만족도 상승
“나인하이어의 알림톡 기능이 지원자분들의 만족도를 크게 높였어요. 제일 많이 사용하는 게 카카오톡이고 문자는 잘 안 보잖아요. 특히 이직을 고려하는 많은 분들이 카카오톡으로 부담 없이 채용 관련 안내를 받아볼 수 있고, 채용 프로세스를 빠르게 진행할 수 있다는 점이 만족도 향상에 주된 요인이 된 것 같습니다.”
- 한화비전 채용 담당자
