신규 입사자를 위한 온보딩 가이드는
어떤 내용으로 구성되어야 할까?
지난 ‘신규 입사자 온보딩 프로그램, 어떻게 기획하고 운영해야 할까?’에서는 신규 입사자가 조직에 적응하여 원활하게 직무를 수행할 수 있도록 이끄는 ‘온보딩 프로그램’의 기획 방법에 대해 다루었는데요.
온보딩 프로그램에는 신규 입사자가 기업 문화나 업무 방식에 빠르게 익숙해질 수 있도록 돕는 ‘온보딩 가이드’가 있습니다. 온보딩 가이드는 일반적으로 입사 전이나 입사 첫날에 전달되어 기업과 조직에 대한 이해도를 높이는데 활용됩니다.
온보딩 가이드는 단순히 조직도나 기업 비전과 목표를 다루는 데서 그치지 않고, 전반적인 회사 생활을 안내하는 내용으로 구성되어야 합니다. 무엇보다도 철저하게 읽는 사람, 즉 신규 입사자의 입장에서 기획·제작되어야 합니다.
온보딩 가이드의 필수 항목과 내용
회사 소개: 회사의 비전, 미션, 핵심 가치, 기업 정보 등
조직 문화: 일하는 방식 및 태도, 가치관 등
팀원 소개: 조직 구성, 담당자, 직무 소개 등
온보딩 일정: 신규 입사자 교육 및 온보딩 프로그램 일정
업무 매뉴얼: 근무 규정, 연차 및 복지 제도, 경비 처리 방법 등
업무 툴과 장비: 필수 업무 툴 안내 및 사용법
업무 자료: 업무 관련 필수 용어, 회사 소개서, 참고할 자료
자주 묻는 질문: 신규 입사자가 가장 많이 하는 질문 & 답변
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'이런 것까지 꼭 있어야 하나?', '너무 사소한 내용 아닌가' 싶은 것까지도 가이드에 포함하는 것이 좋습니다! 예를 들어 회사 주소, 와이파이 비밀번호, 회의실 예약 방법, 복합기 사용법, 법인카드 사용 방법 등 신규 입사자 입장에서 궁금하지만 매번 질문하기 어려운 내용을 모두 미리 제공하는 것이 회사 적응에 큰 도움이 됩니다.
클래스 101의 온보딩 가이드는 ‘입사 두 시간 만에 실무에 적응할 수 있도록 돕는다’라는 목적 아래, 회사 생활에 필요한 세세한 내용이 모두 담겨 있습니다.
심지어 메일 작성법이나 호칭 등 비즈니스 매너까지 다루고 있는데, 회사 생활에 필요한 내용뿐만 아니라 조직 문화까지 아우르고 있다는 점이 눈여겨볼 만합니다.
온보딩 가이드를 어떤 형식으로 만들어야 할지도 고민이 되는 지점인데요, 최근 많은 기업에서는 책자가 아닌 PDF와 노션으로 만들고 있습니다.
위에 소개 드린 클래스 101의 경우, 신규 입사자 노트북에 PDF로 가이드가 저장되어 있고, 같은 내용으로 노션으로도 만들어두어, 신규 입사자가 언제 어디서든지 가이드를 활용할 수 있게끔 하고 있습니다.
PDF와 노션 모두 책자에 비해 업데이트가 쉽고 빠르며, 열람도 용이하다는 장점이 있습니다.
온보딩 가이드 기획 · 제작 시
놓치지 말아야 할 것들
온보딩 가이드는 신규 입사자의 입장에서 구성하세요
입사 첫날을 잠시 떠올려볼까요? 카드 키를 만들거나 지문을 등록하고, 노트북을 세팅하고, 사내 계정을 만들고, 여러 사람과 인사하고, 온보딩을 위한 미팅에 참여하는 등 신규 입사자는 그야 말로 ‘정신이 없습니다’. 새로운 환경에 이제 막 들어섰는데 알아야 할 것은 너무 많으니 벅찰 뿐이죠.
그렇기에 가이드에서 너무나도 많은 정보를 한꺼번에 제공하면 신규 입사자는 오히려 내용을 파악하기 어렵습니다.
온보딩 가이드는 신규 입사자가 ‘무엇을 먼저 알고 싶은지’, ‘어떤 정보가 가장 필요할지’를 고려해 구성해야 하고, 신규 입사자의 눈높이에 맞춰 가장 기본적인 정보부터 차근차근 제공하는 것이 좋습니다.
가령, 식사 시간이나 자리 배치도, 회의실 사용법 같은 기초적인 회사 생활 안내나 필수 설치 툴, 업무 환경 세팅 등 업무를 진행하는데 반드시 필요한 내용을 가이드에서 다루는 것입니다.
함께 만들어 나가는 온보딩 가이드
온보딩은 인사 담당자만 신경 써야 하는 일이 아닙니다. 신규 입사자가 조직에 적응해야 직무를 잘 수행할 수 있기에, 조직 전체가 온보딩에 참여하고 관여해야 합니다.
온보딩 가이드를 만드는 것도 이와 연장선상에 있습니다. 조직 내 각 부서에서는 신규 입사자가 회사 생활과 업무를 하는 데 있어 숙지해야 하는 내용을 인사 담당자와 함께 문서화해야 합니다.
가령, 사내 시스템을 활용하는 방법이나 보안 관련 규정은 개발 관련 부서에서 가이드를 작성할 수 있으며, 중견기업 · 대기업의 경우 예산 집행 및 구매 절차에 대한 가이드는 구매 부서에서 작성하여 안내하는 것입니다.
더러는, 협업하게 될 동료에 대한 정보를 가이드를 통해 제공할 수 있습니다. 이른바 ‘동료 사용 설명서’라고 불리는 가이드를 통해 신규 입사자는 물론 조직 내 각 인원들이 자신의 업무 스타일이나 커뮤니케이션 방식 등 자기 자신을 직접 설명함으로써, 함께 일하게 될 동료가 누구인지 빠르게 파악하는 데 도움을 줍니다.
온보딩 가이드는 계속 개선되어야 합니다
신규 입사자는 수습 기간 3개월 동안 익숙하지 않은 조직 문화와 새로운 업무 환경에 적응하기 위해 노력하고, 그 과정에서 여러 시행착오와 어려움을 겪습니다.
인사 담당자는 신규 입사자의 고충을 듣고 온보딩 가이드를 지속적으로 보완해나감으로써 신규 입사자가 가이드를 참고하여 온전히 조직에 적응할 수 있도록 해야 합니다.
일반적으로 온보딩 프로그램은 3개월간 진행되기에, 온보딩 종료 후 온보딩 만족도 조사와 함께 피드백 인터뷰를 진행하여 개선점을 찾고, 가이드에 반영하는 것을 추천합니다.
