채용 담당자의 사소하지만 중요한 고민,
합격 통보 메시지 작성
채용 담당자에게 있어 가장 중요한 목표는 기업의 목표에 부합하는 인재가 입사를 확정하도록 만드는 것입니다.
그 때문에 채용 담당자는 기업의 성장에 기여할 탁월한 인재를 영입하기 위해, 채용 과정 전반을 운영 및 관리하여 입사 지원자가 채용 전형을 어려움 없이 밟을 수 있도록 지원해야 합니다.
공채뿐만 아니라 수시 채용도 활발한 지금의 채용 시장에서 이를 달성하기 위해, 채용 담당자는 채용 공고 작성, 지원 서류 관리, 전형별 지원자 관리 등의 복잡한 채용 실무를 매일 매일 하고 있다고 해도 과언은 아닐 것입니다.
그 수많은 채용 실무 중에서, 언뜻 보면 간단해 보이지만 할 때마다 골치가 아파지는 일은 바로 메시지 작성입니다. 채용 담당자는 입사 지원자가 다음 전형을 진행하여 최종 입사를 결정하게끔 만들어야 하기에 전형 수락률이라는 지표를 관리해야만 하고, 이 전형 수락률에 지대한 영향을 미치는 것이 바로 ‘합격 통보 메시지’입니다.
지원자에게 전달하는 단어 하나, 어투 하나만으로 지원자에게 ‘이 회사에서 일하고 싶다’는 인상을, ‘긍정적인 채용 경험’을 심어주기에 합격 통보 메시지는 별것 아닌 듯 해도 고심해서 작성해야 하는 일입니다.
그렇다면 ‘전형 수락률’을 높이는 합격 통보 메시지는 어떻게 작성하면 좋을까요? 여기 10년차 HR 담당자도 중요하게 여기는 합격 통보 메시지 작성 팁과 작성 예시를 전달드립니다.
채용 때마다 매번 문자와 메일을 작성하느라 고민할 필요 없이 한 번 작성해 두면 두고두고 써먹는, 전형 수락률을 높이는 합격 통보 메시지를 작성할 수 있게 될 것입니다.
합격 통보 메시지에서 ‘이름’을 외치다
여러분이 취업 준비생이었을 때로 한 번 돌아가 보려 합니다. 아래의 서류 합격 통보 예시 두 가지를 봐주세요. 어떤 메시지가 더 인상에 남고, 다음 전형을 진행해 보고 싶다는 생각이 드시나요?
정답은 없지만, 전형 수락률을 높인다는 관점에서 지원자의 이름을 합격 통보 메시지의 서두에 추가하는 것을 추천합니다. 이름을 부른다는 것은 지원자에게 ‘수많은 지원자 중에서 나를 기억하고 있을 정도로 나에게 관심이 있구나’라는, 긍정적인 경험을 심어주기 때문입니다.
합격 통보 메시지에서 지원자의 이름을 부르는 것은 아주 간단한 일이지만, 위와 같은 이유 때문에 채용 프로세스 안으로 지원자를 락인(Lock-In, 특정 활동에 대상자를 묶어두고 이탈을 막음)하는 효과를 불러일으키므로, 전형 수락률을 높일 수 있습니다.
채용 담당자의 이름을 메시지에 담는 것도 같은 맥락입니다. 채용 담당자의 이름을 메시지에서 드러내는 것은 ‘채용 담당자인 내가 지원자인 당신의 채용 과정을 면밀히 지켜보고 관리하고 있다’라는 점을 커뮤니케이션 하는 것이기에, 지원자는 긍정적으로 채용 과정을 경험할 수 있습니다.
‘개인’에 딱 맞춘 합격 통보 메시지
지원자의 이름을 불러 인사를 건넸다면, 그다음은 지원자의 서류 혹은 면접 내용을 얼마나 면밀히 검토했는지를 이야기하는 것입니다.
중요한 점은 지원자가 서류에서 기술한 대표 역량 혹은 면접 질문에 답변한 내용을 메시지에 넣는 것입니다.
지원자 개개인이 채용 과정에서 보여준 면모를 기억하고 상기시키는 것으로 지원자가 채용 과정에 더 적극적으로 참여하게끔 할 수 있기 때문입니다.
채용 과정에서 지원자가 표현하거나 직접 구술한 이야기를 메시지 안에 추가하는 것으로 기업이 지원자에게 깊은 관심을 두고 채용 과정을 진행하기 위해 모든 노력을 다하고 있다는 점을 지원자에게 보여주는데, 이 또한 지원자를 락인하는 효과를 불러일으킵니다.
지원자에게 관심을 표현하는 합격 통보 메시지,
이렇게 써보세요!
1. 서류 합격 통보 메시지
📝
[지원자]님께 이번 [공고 명 혹은 직무 명] 채용의 서류 전형에 합격하셨음을 안내해 드릴 수 있어 기쁩니다. 서류 전형에서 [지원자]님께서 제출하신 서류를 실무진과 함께 검토한 결과, [지원자]님의 [지원자의 대표 보유 역량 1]과 [지원자의 대표 보유 역량 2]가 [직무 명] 포지션에 적합하다고 판단하였습니다.
2. 직무 면접 합격 메시지
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[지원자]님께서 [직무 명] 1차 면접에서 말씀해 주신 [지원자의 구술 내용 요약 1]과 [지원자의 구술 내용 요약 2]에 대한 깊은 경험과 인사이트는 무척 인상적이었고, 덕분에 저희에게도 도움 되는 소중한 이야기를 들을 수 있었습니다. 이에 [지원자]님을 [직무명] 포지션을 수행하는 데 적합한 인재라고 판단하여, 1차 직무 면접 전형에 합격하셨음을 안내해 드립니다. 이와 더불어, 편안한 분위기에서 조직 문화와 관련한 이야기를 나누고자 2차 컬처핏 면접을 아래와 같이 제안 드립니다.
“1차 면접 보고 나서 2차 면접 안내 메일을 받잖아요? 제가 면접에서 이야기했던 것들, 시장 현황이나 경쟁사의 전략이나 실무하는 방법이나… 그런 시시콜콜한 내용들을 다 기억해 주고 뛰어났다고 말을 해주더라구요.
그냥 결과만 알려주는 것보다 훨씬 정성스러워서 인상적이었죠.”- 6년 차 마케터 배준태님
면접 안내 메시지 :
‘언제’ ‘어디서 ‘어떻게’를 자세히
채용 담당자 여러분이 이미 잘 아시는 바이지만, 면접은 대면이든 비대면이든 ‘정해진 시간과 장소’에서 만나 진행되는 약속이기에 언제, 어디서, 어떻게 면접이 진행되는지를 정확하게, 자세히 전달하는 것이 중요합니다.
아래 예시와 같이 면접 관련 사항을 면접 안내 메시지에 추가하는 것으로 지원자는 더 수월하게 면접에 참여할 수 있습니다.
면접 안내 메시지, 이렇게 자세히 써보세요!
📝
1. 면접 주제 : 1차 직무 면접에서는 [지원자]님의 직무 역량 및 유관 경험을 직무 전문성을 중점으로 이야기 나눕니다. 2. 면접 참여자 : [직무 명] 포지션 유관 부서 실무자 3명 및 [팀명] 리더 1명 3. 면접 소요 시간 : 약 1시간 소요 4. 면접 일정 아래 제시된 일정 중 참석할 수 있는 일정을 회신해 주십시오. (면접 일정 복수 선택지 제공) 5. 면접 장소 (면접을 진행하게 되는 장소의 주소를 상세히 작성) 대면 면접: 네이버 지도 혹은 카카오맵 URL 추가 화상 면접: 구글 밋 혹은 ZOOM 링크 추가 6. 1차 면접 이후 채용 절차 : 서류 전형 → 직무 면접 → 컬처핏 면접 → 처우 협의 → 최종 합격 → 입사 (지원자가 현재 진행하는 전형을 별도 표시하는 한편, 향후 진행하게 될 채용 절차를 명시)
기업의 분위기, 톤 앤 매너에 따라 반드시 지켜야 할 사항이 있다면 명확하게 안내하는 것을 추천합니다.
신입 지원자들은 면접 참여 시에 면접 복장이나 면접 시 머리 스타일, 면접 화장 같은 외형적인 것들을 궁금해하기도 합니다. 그래서 인사팀에 메일을 보내 질문하는 경우가 종종 있습니다.
가령, 면접 복장을 ‘편안한 복장’, ‘깔끔한 복장’보다는 ‘셔츠, 면바지’ 혹은 ‘비즈니스 캐주얼’이라고 명시하거나 피해야 할 복장(청바지, 트레이닝 복 등)을 명시하는 것이 지원자의 혼동을 줄임으로써 채용 업무에 있어 불필요한 리소스를 줄일 수 있습니다.
합격 통보 메시지는
‘개인’에게 ‘긍정적인 경험’을 주는 것
결국 지원자가 ‘이 회사에서 일하고 싶다’는 의사를 갖고 채용 과정을 끝까지 진행하게끔 만드는 것은 채용 과정이 ‘긍정적인 경험’이 되는 것입니다.
그렇기에 채용 과정에 참여한 지원자 개인에 맞춰 이름을 명시하고, 지원자의 이야기를 상기하고, 정중한 요청의 단어를 심사숙고하여 합격 통보 메시지를 보낼 때 긍정적인 채용 경험을 만들 수 있습니다.
위의 몇 가지 팁과 예시를 활용하여 합격 통보 메시지를 써두고, 채용 때마다 활용하면 높은 전형 수락률은 물론, 바쁜 채용 담당자의 업무를 조금이나마 줄일 수 있을 거라 기대합니다 :)
