레퍼런스 체크, 어떻게 진행해야 할까? 동의서·질문·주의사항 완벽 가이드

이 콘텐츠는 잡코리아의 채용 관리 솔루션 ‘나인하이어’에서
HR · 채용에 고민을 갖고 계신 분들을 돕고자 제작했습니다😀

레퍼런스 체크(평판 조회)는 채용 과정에서 지원자를 검증하는 강력한 수단이지만, 지원자 동의 없이 진행하면 개인정보보호법 위반에 해당할 만큼 법적·실무적 주의가 필요합니다.

이 글에서는 레퍼런스 체크의 주요 문제점과 안전하게 진행하는 방법, 동의서·질문지 구성까지 정리했습니다.

레퍼런스 체크(평판 조회)란? 왜 필요한가

레퍼런스 체크는 지원자가 제출한 서류나 면접에서 진술한 내용을 지원자의 주변인(전 직장 동료 등)을 통해 재차 확인해 신뢰도를 검증하는 과정으로, 서류·면접만으로는 파악하기 어려운 정성적 측면까지 확인할 수 있는 강력한 검증 수단입니다.

요즈음에는 신입과 경력을 불문하고 '직무 경험'과 '직무 역량'이 지원자를 평가하는 중요한 기준이 되었기에, 서류와 면접뿐만 아니라 지원자의 이전 경험에서 실제로 어떻게 일했고 어떤 성과를 냈는지 등을 레퍼런스 체크를 통해 추가 검증할 수 있습니다.

그뿐만 아니라 레퍼런스 체크는 '동료 평가'를 통해 업무 태도나 팀 워크, 개인 성향, 커뮤니케이션 등 정성적인 측면도 검증할 수 있기에 '우리 조직에 적합한 인재'를 채용하는 데 적절한 방법입니다.

기업 채용 담당자 165명을 대상으로 한 레퍼런스 체크 관련 설문 조사에서, 60.0%의 기업이 레퍼런스 체크를 진행하고 있고 업무 능력 및 전문성 검증(52.5%), 성과 및 경력 사항 사실 확인(43.4%)을 주로 시행한다는 응답 결과가 있는 것으로 미루어 보아, 레퍼런스 체크는 채용 과정에서 지원자를 보다 신중히 판단하기 위한 수단으로 많은 기업에서 채택하고 있음을 알 수 있습니다.

레퍼런스 체크의 3가지 주요 문제점

레퍼런스 체크는 유용한 검증 수단이지만, 잘못 진행하면 법적 분쟁이나 평가 왜곡으로 이어질 수 있는 구조적 한계가 있습니다. 흔히 회자되는 레퍼런스 체크의 문제는 다음과 같습니다.

1. 지원자의 동의 없이 비공식적으로 진행되는 레퍼런스 체크는 불법이다

채용 과정에서 지원자에게 알리지 않고 암암리에 레퍼런스 체크가 진행되는 경우가 종종 있습니다. '나 그 회사 팀장 아는데, 한번 물어볼게요', '이번에 지원한 사람 중에 A 님 회사 사람이 있더라고요. 그 사람 어땠어요?'라는 식으로 지원자 모르게 너무 쉽게 레퍼런스 체크를 하기도 합니다.

중요한 것은 당사자의 동의 없이 레퍼런스 체크를 진행하는 것은 '개인정보보호법'에 위배된다는 사실입니다. 개인정보보호법에서는 한 개인의 객관적 정보(이름, 연령, 주소 등)는 물론 개인의 주변인으로 하여금 생성된 정보 또한 개인 정보로 보고 있습니다. 즉, 평판도 개인정보의 범주에 속하며 개인의 동의 없이 개인정보를 획득하려 하거나 제공할 경우에는 법률을 위배하게 됩니다.

이런 부분을 간과하고 쉽사리 레퍼런스 체크를 진행한다면 법적 문제가 될 수 있습니다.

2. 주관적인 내용의 레퍼런스 체크가 객관적 기준이 되는가?

레퍼런스 체크는 보통 지원자의 동의하에 지원자가 '지정한' 사람(전 직장 동료)을 대상으로 실행하게 됩니다. 지원자가 레퍼런스 체크를 동료에게 부탁할 때는 자신과 친하거나 우호적인 관계를 맺고 있는 사람에게 요청하기 마련입니다. 이 경우에는 객관적으로 지원자를 검증하는 것이 어렵습니다. 지원자를 긍정적으로(실제로는 그렇지 않음에도) 평가할 것이기 때문입니다.

반대의 경우도 있습니다. 지원자의 전 직장 인사팀을 통해 레퍼런스 체크를 할 경우, 지원자가 직접 지정하는 사람을 대상으로 하지 않고 임의로 지정한 사람과 진행하는 경우가 있습니다. 만약 임의로 지정된 사람이 비방의 목적으로 지원자의 실제 평판과는 다르게 부정적인 내용을 이야기한다면, 그것이 진실인지 거짓인지 판단하기가 어렵습니다. 특히 레퍼런스 체크를 통해 지원자의 취업을 방해하는 행위는 근로기준법을 위반하는 것이기도 하고, 명예훼손이 될 수도 있습니다.

3. 지원자가 그대로 떠안게 되는 리스크

지원자가 이직하는 경우, 보통은 지원자의 전 직장을 대상으로 레퍼런스 체크를 하지만 현 직장에 진행되는 경우가 있습니다. 당연히 지원자 동의하에 진행해야 하나, 만일 동의 없이 진행했다면 지원자가 이직을 시도 중이라는 사실이 알려지게 되고 후에 부당한 대우를 받게 될 가능성도 배제할 수 없으며 더 나아가 부당 해고의 원인도 될 수 있습니다.

지원자가 그런 우려가 있어 레퍼런스 체크를 거절한다면, 사실상 채용 과정을 포기하게 되는 것으로 간주되기에 이는 곧 채용 전형 탈락이라는 결과로 직결될 것입니다. 지원자는 큰 리스크를 감당하고 레퍼런스 체크에 동의할 수밖에 없습니다.

레퍼런스 체크 진행 시 반드시 지켜야 할 주의사항

위에서 다룬 문제처럼, 레퍼런스 체크는 지원자에게도 채용 담당자에게도 다소 문제의 소지가 될 수 있는 방법입니다. 그렇기에 채용 담당자가 지원자 검증을 위해 레퍼런스 체크를 해야 한다면, 보다 꼼꼼하게 준비해야 치명적인 문제가 발생하지 않습니다.

레퍼런스 체크도 채용 과정의 일부이며, 지원자를 평가하기 위한 하나의 수단이라는 점을 염두에 두고 아래의 주의사항을 참고하여 레퍼런스 체크를 진행해 보세요.

1. 레퍼런스 체크 동의서 준비하기

레퍼런스 체크는 법적으로 민감한 사항이라는 점을 잊지 마세요. 개인정보 수집 및 활용 동의, 평판 조회 동의 절차를 밟아 레퍼런스 체크를 진행해야 법적 문제가 없기에, 회사와 지원자가 공동으로 확인할 수 있는 동의서가 필요합니다.

아래와 같이 레퍼런스 체크 동의서를 만들어 지원자의 동의를 구한 뒤 레퍼런스 체크를 진행하세요. 물론, 아래 내용은 예시이기에 동의서를 만들고 변호사 혹은 노무사를 통해 법적 문제가 없는지 자문을 진행하는 것을 추천 드립니다.

2. 레퍼런스 체크 질문지 만들기

지원자가 지정한 대상자도 현직에서 근무하는 직장인이기에 레퍼런스 체크에 많은 시간을 할애하기란 어렵습니다. 레퍼런스 체크 시간이 길어질수록 다소 부정확한 답변이 나올 수 있다는 것을 명심하세요. 채용 담당자는 최대한 짧은 시간(5~10분)에 인터뷰를 통해 지원자 검증과 관련된 핵심 질문을 묻고 답변을 들어야 합니다.

특히 개발 직무 혹은 데이터 분석 직무 같은 특별한 전문성이 요구되는 직무는 해당 지원자의 면접에 직접 참여한 실무 평가자가 직접 질문지를 만들고 레퍼런스 체크를 진행한다면 직무 역량 및 직무 경험에 대한 보다 상세한 내용을 검증할 수 있습니다.

회사의 미션과 비전, 직무의 전문성에 따라 질문은 달라지지만 직무 역량 및 직무 경험, 팀 워크를 주로 검증하기 위해서는 대표적으로 아래 질문 항목을 활용할 수 있습니다.

3. 레퍼런스 체크를 맹신하지 않기

레퍼런스 체크의 내용만 두고서 지원자의 채용 여부를 쉽게 뒤집는 일은 없어야 합니다. 레퍼런스 체크가 끝났다면 채용 담당자 및 평가자가 함께 모여 서류, 면접 결과와 더불어 지원자를 종합적으로 평가하는 시간을 가져야 합니다.

레퍼런스 체크는 주관적인 내용이기에 100% 신뢰하지 않아야 하며, 서류와 면접에서 지원자가 보여준 내용과 레퍼런스 체크에서 밝혀진 내용이 상호 간에 일치하는지를 검증하는 데 활용해야 합니다.

4. 레퍼런스 체크 실행 시점 정하기

레퍼런스 체크는 면접 프로세스가 종료된 직후 실행하는 것을 추천합니다. 최종 합격 후 레퍼런스 체크를 하여 채용을 취소한다면 정당한 사유(지원 자격이 없는 경우, 경력 사항이 허위일 경우, 채용 비리로 인해 채용된 경우 등)가 없는 한 '해고'에 해당하므로 법적 문제가 될 수 있으며, 이는 지원자에게는 물론이고 기업의 이미지를 해치는 부정적인 영향을 줄 수 있습니다.

따라서 면접 종료 직후 동의를 받아 레퍼런스 체크를 진행하고, 그 결과를 면접 평가 결과와 함께 종합 검토한 뒤 최종 합격 여부를 결정하는 흐름이 안전합니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 레퍼런스 체크는 언제 진행하는 게 가장 좋나요? 면접 프로세스가 종료된 직후가 가장 안전합니다. 최종 합격 통보 후에 레퍼런스 체크를 진행해 채용을 취소하면 '해고'에 해당해 법적 분쟁으로 이어질 수 있습니다. 면접 종료 직후 지원자 동의를 받아 레퍼런스 체크를 진행하고, 그 결과를 면접 평가와 함께 종합해 최종 결정을 내리세요.

Q. 지원자가 레퍼런스 체크를 거절하면 어떻게 해야 하나요? 지원자에게는 거절할 권리가 있습니다. 다만 채용 프로세스상 레퍼런스 체크가 필수 단계라면 거절 시 채용 과정이 더 이상 진행되지 않을 수 있다는 점을 동의서에 명시하고, 사전에 지원자에게 충분히 안내해야 합니다. 강요나 압박은 법적 분쟁의 원인이 될 수 있으므로 주의하세요.

Q. 전 직장에 직접 연락하는 게 부담스러우면 어떻게 해야 하나요? 지원자의 동의를 받은 후 외부 레퍼런스 체크 서비스(예: 스펙터 등)를 활용하는 방법이 있습니다. 외부 서비스는 표준화된 질문지와 검증 프로세스를 갖추고 있어 객관성을 확보하기 쉽고, 채용 담당자의 부담도 줄일 수 있습니다.

Q. 레퍼런스 체크 결과가 면접 평가와 다르게 나오면 어떻게 판단하나요? 레퍼런스 체크 결과만으로 채용 결정을 뒤집지 마세요. 레퍼런스 응답자의 주관이 개입될 수 있고, 응답자와 지원자 간 관계에 따라 평가가 왜곡될 수 있습니다. 면접관, 실무자, HR 담당자가 함께 모여 서류·면접·레퍼런스 체크 결과를 종합적으로 검토하고, 상충되는 부분이 있다면 그 원인을 파악한 뒤 최종 판단하는 것이 안전합니다.