채용의 마무리, 오퍼레터
오퍼레터(Offer Letter)는 채용 과정에서 최종 합격한 지원자에게 회사가 공식적으로 입사를 제안하는 문서입니다. 입사 전부터 좋은 인상을 주고, 입사 후 발생할 수 있는 분쟁을 미리 예방하기 위해 명확하고 정확하게 오퍼레터를 작성할 필요가 있죠.
특히나 오퍼레터는 채용 과정의 마무리 단계이고, 지원자가 오퍼레터를 수락하거나 거부함에 따라 채용 결과가 달라지기에 꼼꼼히 준비해야 합니다.
그렇다면 오퍼레터에는 어떤 내용을 필수로 포함해야 하고, 어떤 표현은 피해야 할까요? 최종 합격률을 높이는 오퍼레터 작성법, 지금부터 함께 살펴보시죠!
오퍼레터, 왜 중요한가요?
‘최종 합격 통보가 채용 내정자에게 도달하는 시점에 근로계약이 성립하게 된다’, ‘최종 합격 통지에 근로계약의 주요 내용에 합의에 따른 채용 내정 통지를 함으로써 채용 내정이 성립된다’는 판결로 미루어 보아, 오퍼레터는 근로계약서에 준하는 법적 구속력을 갖고 있다고 볼 수 있습니다.
그렇기에 오퍼레터는 단순한 채용 과정의 절차를 넘어 회사와 지원자 간의 공식적인 합의이고, 입사 후 발생할 수 있는 법적 분쟁을 예방하기 위한 근거로 사용될 수 있습니다.
오퍼레터 작성 시 주의해야 할 것들
위에서도 다루었듯이, 오퍼레터는 지원자와의 공식적인 합의가 담겨 있는 문서입니다. 그 때문에 명확하고 투명하게 작성되어야 하는데, 특히 주의하지 않으면 법적 분쟁으로 이어질 수 있는 부분들이 있습니다.
1. 근로 조건 및 처우에 대한 명시
잘 아시는 바와 같이, 연봉 · 직책 · 고용 형태 · 근무시간 등 모든 근로조건은 명확하게 서술되어야 합니다. 가령, 정규직 고용에 수습 기간이 있다면 구체적인 일시를 명시하고, 수습 기간의 급여 수준은 물론 정규직 전환 시에 어떤 방식으로 평가하는 지 그 조건을 명시해야 합니다. 연봉에는 식대가 포함인지, 얼마를 지급하는 지 등 처우에 대한 상세한 내용도 명시하는 것을 추천합니다.
2. 세부 조건에 대한 명시
성과급 지급 조건, 직급 부여 기준, 평가 방식 등 채용과 관련한 세부 조건도 명시해야 합니다.
가령, 영업직 채용에서 성과급 제도가 있는 경우 ‘성과급 별도’ 혹은 ‘성과에 따른 차등 지급’이라는 표현은 애매모호하여, 지원자에게 혼란을 줄 수 있습니다. 구체적인 지급 기준이나 보장 여부가 포함되어 있지 않기 때문입니다.
‘연간 성과 평가 등급 B 이상 시 최대 연 500만원 지급’과 같은 형태로 구체적인 조건을 작성하는 것이 지원자의 이해를 돕는 데 유리합니다.
3. 법률 위반
추가 근무 수당 없는 법정 근로시간 초과, 4대 보험 가입 여부 선택 등 법적 기준에 미치지 못하거나 위반될 가능성이 있는 근로 조건은 포함되어서는 안 됩니다. 또한, 오퍼레터에서 제시한 근무 조건과 근로계약서상 내용은 법적 분쟁의 원인이 되지 않도록 일치해야 합니다.
‘4대 보험 가입 및 근로소득 신고를 할 수 없으며, 사업주 상대로 민사상 제소, 형사상 고소 · 고발을 하지 않는다’는 식의 문장은 명백한 근로기준법 위반이기에 근로계약서는 물론이고 오퍼레터에서도 피해야 합니다.
따라서 오퍼레터를 작성한 후에는 법무 부서 혹은 노무사의 검토를 마치고 지원자에게 전송해야 합니다.
4. 채용 강요 혹은 위협적 표현
지원자가 압박을 받거나 불쾌감을 느낄 수 있는 표현은 피해야 합니다. 가령 ‘수락하지 않으면 재지원의 기회는 없다’는 식으로 지원자의 오퍼레터 수락을 강요하는 것입니다.
5. 오퍼레터 유효기간 및 수락 기한 명시
지원자가 오퍼레터에 즉시 답하지 않을 경우를 대비해, 수락 및 협의 완료 기한을 반드시 명시해야 합니다.
예를 들어 ‘본 오퍼레터는 발송일로부터 7일 이내에 수락되지 않으면 자동으로 취소됩니다’와 같은 문구를 포함해 채용 일정의 불확실성을 줄일 수 있습니다. 기한이 임박했는데도 답변이 없으면, 지원자에게 한 번 더 안내 메시지를 보내 답변을 독려하세요. 이때도 기한을 재차 안내하여 혼선을 방지해야 합니다.
오퍼레터 작성 템플릿
아래 템플릿을 오퍼레터 작성에 활용해 보세요. 표준화된 오퍼레터 템플릿을 사용하면 모든 지원자에게 일관된 정보를 제공할 수 있어 불필요한 혼선이나 오해를 줄일 수 있습니다.
메일 제목: [기업명] 입사 제안서 – [지원자 명]님 귀중
안녕하세요. [기업명] 채용팀 채용 담당자 [채용 담당자 명]입니다.
이번 [기업 명] [직무 명] 포지션 채용에서 [지원자 명]님께서 보여주신 역량과 경험, [기업 명]에 대한 깊은 관심을 높이 평가하였습니다.
이에 귀하께서 지원하신 [직무명] 직무에 대해 입사 제안을 아래와 같이 드립니다.
입사 제안 상세 내용
채용 직무 및 부서
부서: [부서 명]
직무: [직무 명]
직급: [직급 명]
업무 내용: [직무에 따른 업무 작성]
고용 형태
정규직 · 계약직 · 인턴 등
수습 기간: 입사일로부터 3개월
수습 기간 내 처우: 급여 100% 지급, 복리후생 동일 적용
수습 종료 조건: 3개월 간 업무 평가 후 정규직 전환 여부 결정
수습 평가 항목: 업무 성과, 협업 능력, 근태 등 종합 평가
수습 기간 내 직무 부적합 판단 시 계약 해지 가능(사전 통보)
근무 조건
근무지: [서울 OO구 본사]
근무 시작일: [입사 예정일]
근무시간: [주 5일, 09:00~18:00]
근무 형태: [대면 근무, 재택 근무, 대면 · 재택 혼합 근무]
처우 및 보상
연봉: [0000만원 (세전)]
성과급: [성과급 · 인센티브 조건] [해당 시 작성]
연간 성과급은 조직 실적 및 개인 성과 평가 결과에 따라 차등 지급됩니다.
연간 성과 평가 등급 B 이상 시 최대 연 500만 원 지급(매년 3월)
성과급은 회사 경영 상황에 따라 변동 가능합니다.
휴가제도: [연차 15일, 경조 휴가 별도 제공]
복리후생: [점심 식대 별도 제공, 자기 계발비 연간 100만 원, 건강 검진 연 1회]
제출서류
주민등록등본 1부
최종 학교 졸업 증명서 1부
건강보험자격득실확인서 1부
본 입사 제안서 검토 후 7일 이내에 수락 여부를 회신해주시길 바랍니다. 기한 이내에 회신이 없는 경우 자동으로 입사 제안이 자동 취소되는 점 유의 부탁 드립니다.
