채용 비용의 핵심 요소, 충원 기간(Time to fill) 줄이기

채용 성과를 검토할 때 채용 기간을 보시나요, 충원 기간을 보시나요?

채용 기간(Time to Hire)은 후보자가 지원한 시점부터 오퍼를 수락한 시점까지를 말합니다. 후보자 입장에서 채용 경험이 얼마나 빠르고 매끄러웠는지 나타내는 지원자 중심의 지표죠. ‘채용 기간이 길면 지원자 경험이 떨어져 중도 이탈한다’는 식으로 표현됩니다.

충원 기간(Time to Fill)은 채용 기간과 다릅니다. 조직이 채용 개시를 결정한 시점부터 최종 합격자가 오퍼를 수락하거나 첫 출근을 하기까지 소요된 시간이죠. 말하자면 조직에서 공석을 채우는 데 소요된 시간입니다.

이처럼 충원 기간은 전체적인 채용 리드타임을 가리키는 조직 관점의 비즈니스 지표로, 채용 프로세스의 속도와 효율성을 나타냅니다.

충원 기간이 길어지면, 채용 비용도 늘어납니다.

내부 검토부터 시작해 채용 공고를 게시하고, 서류를 검토하고, 일정을 조정하고, 면접을 보고, 평가를 하는 동안 시간이 흐르죠. 그 사이 채용 플랫폼 이용료는 물론 면접·평가 등에 리소스가 쏠려 업무 공백이 발생하고, 이는 남은 팀원들의 초과 근무,업무 과부하로 인한 생산성 손실과 서비스 저하로 이어집니다.

이때 충원 기간을 정확히 파악하면 채용 비용을 전략적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 ‘우리 조직은 마케팅 팀장을 교체하는 데 일반적으로 45일이 걸린다'는 것을 알고 있다면, 타임라인을 맞추어 채용 프로세스를 시작해 공석 비용을 최소화할 수 있죠.

그렇다면 충원 기간은 실제로 어떻게 줄일 수 있을까요? 나인하이어에서 충원 기간을 단축하는 5가지 방법을 알려드리겠습니다.

충원 기간의 전 과정을 기록한다

충원 기간을 줄여 채용 비용을 절감하려면, 가장 먼저 현재 상황을 정확히 파악해야 합니다.

조직의 채용 개시 결정부터 입사에 이르는 모든 절차와 시간을 자세히 기록하세요.

이때 충원 기간의 시작은 결원 발생일이나 채용 포지션 결정일, 채용 공고 개시일 등이 될 수 있습니다. 종료일은 최종 후보자의 오퍼 수락일이나 첫 출근일 등으로 계산합니다. 중요한 것은 시작일과 종료일을 일관되게 설정하여 파악하는 것입니다.

해당 기간 동안의 모든 과정을 기록하고, 단계별로 나누고, 각 단계마다 소요된 기간을 문서화하세요. 채용 포지션 확정부터 자격 조건, 책임 및 업무 범위, 연봉 등에 관한 내부 협의, 공고 작성 및 게시, 서류 평가, 일정 조정 및 면접, 최종 평가, 최종 오퍼 및 협의 등등을 최대한 세분화하여 타임라인으로 기록하는 것입니다.

이 같은 문서화 작업을 통해 충원 기간 중 어느 단계가 필요 이상으로 길게 소요되는지 정확히 파악할 수 있습니다. 또한 파악된 기간을 동일 조직 내부의 직급·직무 및 채널별 충원 기간, 업계 평균 충원 기간과 비교해 보세요. 참고로 전 세계 평균 충원 기간은 54일입니다.

이를 통해 구체적으로 어느 구간에서 병목 현상이 발생하는지 파악하여 불필요한 채용 비용을 줄일 수 있는 구체적인 개선 방안을 찾을 수 있습니다.

ATS로 프로세스를 자동화한다

충원 기간이 길어지면 채용 비용 증가는 물론, 지원자 이탈로 인한 기회 비용도 발생합니다. 실제로 채용 절차가 지연될 경우 지원자의 43%가 중도 포기합니다.

나인하이어와 같은 ATS(지원자 추적 시스템)로 반복 작업을 자동화하면 충원 기간을 단축하고 채용 비용을 줄일 수 있습니다. ATS는 서류 검토, 과제 평가, 면접 준비 및 평가, 최종 합격에 이르는 모든 과정에서 채용 담당자가 정기적으로 해야 하는 업무를 자동으로 수행해주기 때문이죠.

면접 준비 단계를 예로 들면, 나인하이어의 경우 지원자 면접 안내 및 일정 요청 메시지, 면접 일정 조율, 면접 질문 및 평가표 내부 전달 등을 자동으로 진행합니다. 이외에도 채용 공고 게시, 지원서 분류, 면접 추적, 지원자 평가 및 합격/불합격 통보 등의 워크플로우를 자동화하죠.

이처럼 ATS 기반 자동화를 통해 채용 담당자의 행정 업무 시간을 줄이면, 그만큼 인건비를 비롯한 채용 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 빠른 프로세스 진행으로 지원자 경험을 대폭 개선할 수 있으며, ATS가 수집한 데이터에 기반하여 합리적인 의사 결정을 더 빠르게 내릴 수 있습니다.

인재 풀을 만든다

공고 게시 후 지원자를 마냥 기다리는 대신, 미리 확보해둔 인재 풀을 통해 먼저 적합한 후보자를 찾아 기회를 제안하면 충원 기간이 확 줄어들 수 있습니다. 채용 공고 게시부터 서류 심사에 이르는 초기 단계를 건너뛸 수 있기 때문이죠.

인재풀은 퇴사한 전 직원을 비롯해 과거 채용 시 접한 우수 후보자들과 연락을 유지하거나, 산학 연계를 통해 대학교 졸업생 후보를 확보하는 등의 방식으로 구축할 수 있습니다. 기업 사이트에 상시 채용 페이지를 열어두거나 실무자 세미나·토크 등의 행사를 여는 것도 방법이죠.

이렇게 후보자 데이터베이스를 구축해 두면, 필요 시 직접 적합한 인재에게 바로 인터뷰 제안을 할 수 있습니다. 채용 공고, 이력서 검토, 신원 조회 등의 과정을 건너뛸 수 있어 채용 비용을 크게 절약할 수 있죠.

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채용 브랜딩·마케팅을 강화한다

기업이 브랜드 관리에 적극적이면, 채용 시 구직자 75%의 지원 가능성이 높아집니다. 그만큼 기업 및 브랜드 이미지는 적합한 지원자를 빠르고 효과적으로 유치하는 데 큰 영향을 미치죠.

채용 브랜딩·마케팅으로 지원자 유입이 쉽고 빨라지면 서류 검토부터 최종 합격까지의 전체 충원 기간이 단축되고, 이는 곧 채용 비용 절감으로 이어집니다.

기업 스토리나 인터뷰 등의 형식으로 조직 문화, 가치관과 비전, 전문성을 보여주는 콘텐츠를 발행하여 기업·브랜드 신뢰도를 높여 보세요. 우수 인재 및 실무자들이 관심을 가질 만한 업계 동향, 직무·커리어 관련 인사이트를 담은 콘텐츠를 블로그, 뉴스레터, SNS 등을 통해 정기적으로 배포하여 잠재적인 지원자들의 유입을 노리는 것도 방법입니다. 회사의 핵심 가치와 문화를 엿볼 수 있는 전자책, 가이드, 체크리스트 등과 같은 콘텐츠도 적합도 높은 후보자를 끌어들이는 데 효과적이죠.

이때 좀 더 만족적인 결과를 얻으려면, 채용 마케팅 콘텐츠 제작시 어필하고자 하는 지원자 유형을 염두에 두면 더 좋습니다.

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직원 추천 프로그램을 적극 활용한다

직원 추천 프로그램도 더 빠르고 저렴한 비용으로 채용을 완료하는 효과적인 방법입니다.

직원 추천은 이미 실무자 네트워크 안에서 조건에 맞는 사람이 1차 필터링된 셈이기 때문에 공고 작성 및 게시, 서류 접수 및 스크리닝에 이르는 절차를 크게 단축할 수 있습니다. 내부 직원의 필터를 통해 문화 적합성과 신뢰도가 어느 정도 확보되어 있어 전반적인 평가 속도도 빨라지는 것이죠.

실제로도 직원 추천으로 입사한 직원은 업무 성과가 더 우수하고, 이직 가능성도 낮습니다. 덕분에 채용 실패로 인한 재채용 비용까지 낮춰주는 효과를 기대할 수 있죠.

직원 추천으로 채용 시 현금 보너스나 상품권과 같은 매력적인 인센티브를 제공하는 프로그램을 운영하면 효과가 더 좋습니다. 직원 추천 수수료로 나가는 비용을 감안하더라도, 궁극적으로 절감되는 채용 비용이 더 크기 때문에 보상을 통한 직원 추천 활성화도 적극 고려해 보세요.