「지난번 채용 때 쓰던 지원서 파일, 공유 폴더에 있죠?」
직원 40명인 회사의 채용 담당자가 경력 영업직 1명을 뽑기로 하고, 공유 폴더에서 몇 년 전에 쓰던 한글 지원서 파일을 열었습니다. 사진 칸 아래로 본적, 혼인 여부, 부모 직업을 적는 가족 사항, 초등학교부터 적는 학력, 「성장 과정」 자기소개서, 현재 연봉 칸이 이어졌어요. 하나씩 살펴보니 왜 받는지 설명하기 어려운 칸이 여럿이었습니다.
이 양식을 그대로 보내면 지원자는 채용과 관계없는 칸까지 채워야 합니다. 서류를 넘겨받은 면접관 3명은 가족 사항과 성장 과정 사이에서 지원자가 실제로 어떤 영업을 해 왔는지 찾아야 하고요.
양식을 보내기 전에 정할 것은 두 가지입니다. 이번 채용에 필요한 정보가 무엇인지, 그리고 받은 정보를 누가 봐야 하는지입니다. 이 글에서는 이 회사의 지원서를 함께 고치면서 항목 구성부터 열람 범위까지 차례로 살펴봅니다.
✔️이런 분께 도움이 됩니다.
이전 채용에서 쓰던 지원서 양식을 그대로 다시 쓰고 있다
자기소개서를 읽어도 지원자가 실제로 맡았던 역할과 경험을 파악하기 어렵다
받은 지원서를 면접관에게 파일째 전달하고 있다
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한눈에 보는 핵심
지원서에는 연락, 평가, 채널 파악, 처우 협의처럼 쓸 곳이 분명한 정보만 남깁니다.
출신지역, 혼인 여부, 가족의 학력·직업은 채용절차법이 수집을 제한합니다(상시 30명 이상 사업장).
주민등록번호는 개인정보 보호법이 처리를 제한하므로 지원서에서 받지 않습니다.
직무 질문은 지원자가 맡았던 일, 직접 한 행동, 그 결과를 확인할 수 있게 만듭니다.
연봉처럼 처우 협의에 쓰는 정보는 채용 담당자만 보도록 열람 범위를 따로 정합니다.
지원서에는 연락에 필요한 정보와 직무 적합성을 확인할 정보를 먼저 넣고, 나머지 항목은 쓸 곳이 분명할 때만 추가합니다. 사례 회사의 채용 담당자는 옛 지원서의 칸을 하나씩 보면서 「이 정보를 어디에 쓰는가」를 적어 봤습니다. 쓸 곳이 있는 칸은 네 가지로 나뉘었어요.
연락용: 이름, 이메일, 연락처. 서류 결과와 면접 일정을 알릴 때 씁니다.
평가용: 경력, 직무 경험 질문. 면접관이 이 지원자를 만나 볼지 판단하는 근거입니다.
채널 파악용: 지원 경로. 역량 평가와는 관계가 없고, 다음 채용에서 공고를 어디에 올릴지 정할 때 씁니다.
처우 협의용: 현재 연봉. 경력직 합격 후보와 연봉을 협의할 때 씁니다.
본적이나 가족 사항처럼 네 가지 어디에도 들어가지 않는 칸은 이번 지원서에 둘 이유가 없습니다. 사례 회사가 이런 칸을 어떻게 정리했는지는 아래 수정 예시 표에 담았습니다.
남은 문제는 경력을 받는 방식이었습니다. 옛 양식은 이력서 파일을 첨부받으면서 같은 경력을 지원서에 한 번 더 적게 했거든요. 사례 회사는 경력과 연봉을 지원서 입력란으로 받고, 이력서 파일은 선택 제출로 바꿨습니다. 입력란으로 받으면 모든 지원자의 회사명, 재직 기간, 담당 업무가 같은 순서로 정리되어 면접관이 비교하기 쉽습니다. 반대로 연봉이 이력서 파일 안에 적혀 있으면 그 파일을 여는 사람은 모두 연봉까지 보게 되어, 연봉만 따로 가릴 수 없습니다. 그래서 지원서 안내문에 「연봉은 이력서가 아니라 경력 입력란에 적어 주세요」라고 적었습니다.
법이 수집을 제한하는 항목과 이번 채용에 쓰지 않는 항목은 빼고, 평가에 쓸 답을 얻기 어려운 질문은 바꿉니다. 사례 회사는 상시 근로자가 40명이라 채용절차법 적용 대상입니다. 채용 담당자가 옛 지원서 항목을 정리한 결과는 아래와 같습니다.
기존 항목 | 사례 회사의 수정안 | 판단 이유 |
|---|---|---|
사진 | 제외 | 이번 서류 평가에 쓰지 않음 |
본적·출신지 | 제외 | 직무 수행에 필요하지 않은 출신지역은 채용절차법 제4조의3이 수집을 제한 |
혼인 여부 | 제외 | 같은 조항이 수집을 제한하는 항목 |
가족 사항(부모 직업) | 제외 | 같은 조항이 직계 존비속과 형제자매의 학력·직업·재산 수집을 제한 |
주민등록번호 | 제외 | 개인정보 보호법 제24조의2가 법령 근거 등이 없는 처리를 제한. 연락과 서류 평가에도 쓰지 않음 |
초등학교부터 대학교까지 학력 | 제외 | 이번 포지션에는 학력 요건이 없어 평가에 쓰지 않음 |
경력 | 유지, 입력란으로 받음 | 담당 업무와 역할을 확인하는 핵심 정보 |
자기소개서 「성장 과정」 | 직접 담당한 거래 경험 질문으로 변경 | 직무를 어떻게 수행했고 본인이 무엇을 기여했는지 확인하기 위해 |
현재 연봉 | 유지, 열람은 채용 담당자로 제한 | 처우 협의에 필요하지만 역량 평가에는 쓰지 않음 |
이 표는 모든 회사에 똑같이 적용하는 정답표가 아니라, 경력 영업직 1명을 뽑는 이 회사의 결정입니다. 다만 법률상 제한과 실무상 제외는 이유가 다르므로 나눠서 봐야 합니다.
출신지역, 혼인 여부, 가족 정보는 법률상 제한입니다. 채용절차법 제4조의3은 직무 수행에 필요하지 않은 이 정보를 구직자에게 기초심사자료에 적게 하거나 입증자료로 수집하지 못하게 합니다. 주민등록번호는 다른 법이 다룹니다. 개인정보 보호법 제24조의2는 법령이 구체적으로 요구하거나 허용한 경우 등을 제외하고는 주민등록번호를 처리할 수 없게 정합니다. 이 조문에는 채용절차법과 달리 상시 근로자 수 기준이 없습니다.
사진과 학력은 실무상 제외입니다. 법이 금지해서가 아니라, 이번 서류 평가에서 쓰지 않기 때문에 뺐어요. 주민등록번호를 지운 자리에 생년월일 칸을 대신 넣지도 않았습니다. 생년월일도 이번 채용에서 어디에 쓰는지를 기준으로 판단합니다. 전형 단계별 법 조항은 채용절차법 위반 안 하려면? 전형 단계별 주의사항에 자세히 정리되어 있습니다.
성장 과정을 뺀 자리에는 지원자가 맡았던 일, 직접 한 행동, 그 결과를 확인할 수 있는 질문을 넣습니다. 사례 회사는 질문을 이렇게 바꿨습니다.
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고치기 전: 「본인의 성장 과정을 자유롭게 작성해 주세요.」
고친 뒤: 「직접 담당한 거래 한 건을 골라 고객의 문제, 본인이 한 일, 결과를 적어 주세요.」
고치기 전 질문을 받으면 지원자마다 전혀 다른 이야기를 씁니다. 어린 시절을 쓰는 사람도 있고 첫 직장 이야기를 쓰는 사람도 있어서, 면접관 3명이 같은 기준으로 비교하기 어렵습니다. 고친 질문에는 모든 지원자가 고객의 문제, 본인의 행동, 결과 순서로 답하므로 면접관이 같은 관점으로 읽을 수 있어요.
답변을 읽을 때는 거래 규모보다 지원자 본인이 맡은 역할을 봅니다. 큰 거래라도 팀장이 주도하고 지원자는 자료만 정리했을 수 있고, 작은 거래라도 지원자가 고객의 문제를 직접 찾아 해결했을 수 있습니다. 「최근 1년 안의 거래」 같은 조건은 최근 경험만 평가해야 할 이유가 있을 때만 붙입니다.
이 답변은 역량을 확정하는 자료가 아니라 면접에서 더 물어볼 근거가 됩니다. 면접관은 답변을 읽고 「이 거래에서 고객이 처음에 망설인 이유는 무엇이었나요?」 같은 면접 질문을 바로 준비할 수 있습니다.
다른 직무라면 같은 원칙으로 질문만 바꿉니다.
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디자이너: 「포트폴리오 중 한 작업을 골라 본인이 맡은 부분과 직접 결정한 내용을 적어 주세요.」
회계 담당자: 「결산 업무에서 직접 맡았던 범위와 그 과정에서 바로잡은 문제 하나를 적어 주세요.」
자격이 필요한 직무: 질문 대신 자격증 항목을 추가해 보유 여부와 취득일을 받습니다.
이렇게 정리한 사례 회사의 최종 지원서는 이름·이메일·연락처·지원 경로, 경력(현재 연봉 포함), 거래 경험 질문 1개, 이력서 파일(선택)입니다. 표에 있던 옛 항목 9개 가운데 6개를 뺐지만, 면접관은 거래 경험 답변으로 지원자가 실제로 한 일을 더 구체적으로 볼 수 있게 되었습니다.
지원서의 모든 항목을 채용에 참여하는 모든 사람이 볼 필요는 없습니다. 역량 평가에 쓰는 정보와 처우 협의에 쓰는 정보를 나누고, 각 담당자가 맡은 일에 맞춰 열람 범위를 정합니다.
사례 회사는 지원서에서 현재 연봉을 받기로 했습니다. 서류를 평가하는 면접관 3명에게 필요한 정보는 경력과 거래 경험 답변이고, 연봉은 합격 후보와 처우를 협의하는 채용 담당자만 보면 됩니다. 앞에서 나눈 네 가지 목적을 그대로 열람 범위로 옮기면 다음과 같습니다.
면접관: 경력(연봉 제외), 거래 경험 질문의 답변, 이력서 파일
채용 담당자: 위 항목에 더해 연락처, 지원 경로, 현재 연봉
면접 일정을 채용 담당자가 안내한다면 면접관은 지원자의 연락처를 볼 필요가 없습니다. 지원 경로는 다음 채용의 공고 채널을 정하는 채용 담당자에게만 필요한 정보입니다.
지원서를 파일로 받는 회사는 연봉을 가리는 데 손이 많이 갑니다. 받은 파일을 면접관에게 그대로 전달하면 연봉까지 함께 넘어갑니다. 연봉 칸을 지운 사본을 만들어 보낼 수는 있어요. 하지만 지원자가 열 명을 넘고 면접관이 3명이면, 지원자마다 사본을 만들고 누구에게 어느 파일을 보냈는지 챙기는 일이 반복됩니다. 사본 하나를 빠뜨리고 원본을 보내면 그 지원자의 연봉이 면접관 모두에게 전달됩니다.
나인하이어에서는 지원서 항목과 필수 응답 여부를 구성하고, 항목별 열람 권한을 설정할 수 있습니다. 나인하이어 같은 ATS(Applicant Tracking System, 채용 관리 솔루션)는 공고 게시부터 지원서 접수, 평가, 합격 안내까지 채용 과정을 한곳에서 관리하는 도구입니다(채용 관리 솔루션(ATS)이란?). 지원서를 온라인 양식으로 받으면 지원자마다 사본을 만드는 대신, 항목마다 볼 수 있는 사람을 한 번 정해 둡니다.
지원서는 포지션 관리에서 개별 포지션을 열고 오른쪽 위 [접수 상태] 버튼 → 모집 페이지 → 지원서 접수 페이지의 [편집]으로 들어가 고칩니다.
이름, 이메일, 연락처는 기본 항목이라 처음부터 들어 있고, 지원 경로는 필수 응답 여부를 정할 수 있습니다. 여기에 일반 항목의 경력 사항을 추가합니다. 경력 사항은 정해진 입력 칸으로 받기 때문에 모든 지원자의 경력이 같은 형식으로 정리됩니다.
거래 경험 질문은 커스텀 항목의 장문형으로 추가하고, 항목 이름 아래 설명글에 답에 담을 내용을 안내합니다. 사례 회사는 설명글에 「고객의 문제, 본인이 한 일, 결과 순서로 적어 주세요. 거래 규모보다 본인이 맡은 역할을 중심으로 적어 주시면 됩니다.」라고 썼어요.
항목마다 필수 응답 여부도 정합니다. 사례 회사는 경력과 거래 경험 질문을 필수로, 이력서 파일은 선택으로 두었습니다. 필수 응답 항목은 개인정보 수집·이용 동의서의 필수 항목에, 선택 항목은 선택 동의서에 자동으로 반영됩니다. 이력서 파일을 문서 파일 항목으로 받으면 지원자가 올린 hwp나 doc 파일이 PDF로 자동 변환되어 지원자 상세 화면에서 바로 열립니다. 저장하기 전에는 미리보기에서 지원자에게 보일 화면을 데스크톱과 모바일로 확인합니다.
항목별 열람 권한은 세 단계입니다. 전체 사용자는 포지션 관리자·매니저·평가자가 모두 보고, 매니저는 매니저와 포지션 관리자가, 포지션 관리자는 포지션 관리자만 봅니다. 사례 회사는 채용 담당자를 포지션 관리자로, 면접관 3명을 평가자로 포지션에 참여시켰습니다.
경력 사항 항목에서 [상세 항목]을 켜면 이직·퇴사 사유와 연봉 입력란이 추가됩니다. 연봉에는 경력 사항 항목의 열람 권한과 별도로 연봉 정보 열람 권한이 있고, 기본값은 포지션 관리자입니다. 따로 설정하지 않아도 매니저와 평가자에게는 연봉이 보이지 않습니다. 사례 회사는 경력 사항 항목을 전체 사용자로 두었기 때문에, 면접관 화면에는 회사명, 재직 기간, 담당 업무가 그대로 보이고 연봉만 표시되지 않습니다.
앞에서 정한 연락처와 지원 경로의 열람 범위도 같은 방식으로 설정합니다. 연락처와 지원 경로 항목의 열람 권한을 포지션 관리자로 바꾸면 면접관 화면에는 두 항목이 표시되지 않습니다. 열람 권한은 설정한 뒤에 접수되는 지원자에게 적용되므로, 사례 회사는 공고를 열기 전에 항목 구성과 권한 설정을 함께 마쳤습니다.
화면별 설정 방법은 나인하이어 사용 가이드의 지원서 항목 편집에서 볼 수 있습니다.
Q. 입사지원서에서 사진을 받으면 안 되나요?
A. 법으로 금지된 항목은 아닙니다. 정부는 채용절차법 개정 내용을 안내하며 본인 확인을 위한 증명사진은 붙일 수 있다고 설명했습니다(대한민국 정책브리핑, 2019-11-26). 다만 사진을 서류 평가에 쓰지 않는다면 받을 이유도 없으니, 이번 채용에서 사진을 어디에 쓰는지 먼저 확인하세요.
Q. 지원서에서 현재 연봉을 물어도 되나요?
A. 채용절차법 제4조의3이 수집을 제한하는 정보(신체 조건, 출신지역·혼인 여부·재산, 가족의 학력·직업·재산)에 연봉은 들어 있지 않습니다. 연봉을 받는다면 처우를 협의하는 사람만 보도록 열람 범위를 정해 두세요. 회사별 구체적인 법적 판단은 노무 전문가와 확인하는 것이 안전합니다.
Q. 직원이 30명 미만이어도 채용절차법이 적용되나요?
A. 채용절차법은 상시 근로자 30명 이상 사업장과 국가·지방자치단체(공무원 채용 제외)·공공기관에 적용됩니다(위 정부 안내). 30명 미만 회사는 적용 대상이 아니지만, 지원자는 회사 규모와 관계없이 직무와 상관없는 질문을 받는 셈이므로 같은 기준으로 지원서를 고치기를 권합니다. 주민등록번호를 제한하는 개인정보 보호법 제24조의2는 조문에 사업장 규모 기준이 없습니다.
Q. 신입 채용에서는 경력 항목을 어떻게 구성하나요?
A. 직장 경력 칸 대신 직무와 관련된 프로젝트, 실습, 활동 경험을 답할 수 있는 질문을 둡니다. 영업직 신입이라면 「학교나 대외활동에서 다른 사람을 설득해 결과를 만든 경험 한 가지를 골라, 상황과 본인이 한 일, 결과를 적어 주세요.」처럼 물을 수 있습니다.
지원서 양식을 고칠 때는 질문을 줄이거나 바꾸는 데서 끝내지 않습니다. 필요한 정보를 정하고, 그 정보를 볼 사람까지 정해야 실제 채용에 적용할 수 있습니다.
사례 회사가 정한 것은 두 가지였습니다. 지원서에는 연락, 평가, 채널 파악, 처우 협의에 쓰는 정보만 남겼고, 연봉은 처우를 협의하는 채용 담당자만 보게 했습니다. 다음 공고를 열기 전에 이번 채용에 필요한 항목으로 지원서를 구성하고, 담당자별 열람 권한까지 설정해 보세요. 커스텀 지원서와 항목별 권한 관리 기능은 나인하이어 공고·지원서 관리 페이지에서 먼저 살펴볼 수 있습니다.
