내년 사업 계획을 준비하는 10~11월, HR에게도 과제가 주어집니다. 내년에 몇 명을, 언제, 얼마의 예산으로 채용할지 정리해 경영진에게 보고해야 하죠.
여기서 채용 계획은 각 팀에서 필요한 인원을 모아 합산하는 일이 아닙니다. 올해 채우지 못한 자리를 내년에도 그대로 반영해야 할지, 현업에서 요청한 채용 인원은 어떤 근거로 판단해야 할지, 각각의 포지션은 언제 채용을 시작하고, 또 이를 위해 얼마의 예산을 확보해야 하는지 등등을 모두 결정해야 하죠.
현업의 요청을 충분히 반영하면서도 경영진에게는 그 필요성과 실행 가능성을 설명해야 하는 HR 입장에서는 채용 계획 시즌이면 고민이 깊어질 수밖에 없습니다.
오늘은 나인하이어에서 이러한 고민을 풀어드리기 위해, 막막한 채용 계획을 구체화하는 실무 가이드 5단계를 준비했습니다. 막막했던 채용 계획, 단계별로 따라가며 내년 채용 준비의 방향을 잡아보세요.
1. 올해 결과 검토
먼저 올해 채용이 제대로 계획되었는지, 실제로 어떻게 진행되었는지 확인합니다. 이 단계의 목적은 성과 평가가 아니라, 내년 채용 계획에서 미리 대비할 문제를 찾는 것입니다.
“내년에는 무엇을 다르게 계획해야 하는가?”에 대한 답을 모색하는 것이 이 단계의 핵심입니다. 특히 채용 인원, 기간, 예산 등에 영향을 미치는 항목을 면밀히 검토합니다.
1) 채용 계획 인원을 충원했는가
가장 먼저 봐야 할 것은 올해 계획한 채용 인원을 얼마나 채웠는지입니다.
이는 단순한 채용 실적이 아니라, 미충원 인원 및 포지션을 구체적으로 파악하여 내년 채용 계획에 이월할 인원과 제외할 인원을 구분하는 과정이죠.
이를 위해서는 다음을 검토합니다.
부서 및 직무별로 계획한 채용 인원 VS 실제 입사 인원
미충원 인원은 채용 실패의 결과인가, 사업/예산 변경으로 진행하지 않은 것인가?
미충원으로 업무나 사업 일정에 영향이 있었는가?
해당 미충원 포지션은 여전히 필요한 자리인가?
검토 결과를 바탕으로 미채용 포지션을 내년 채용 계획에 포함시켜 이월할지, 제외할지, 조건을 재검토할지 구분합니다.
2) 어디에서 늦어졌는가
포지션별로 소요된 채용 기간을 파악합니다. 채용 계획보다 늦어진 포지션이 있었다면, 구체적으로 어느 단계에서 병목이 발생했는지 확인합니다. 이를 바탕으로 지연 원인을 해소하거나, 내년 채용 계획 시 이를 참고하여 일정을 앞당겨 배치합니다.
이를 위해 우선 다음 항목들을 파악해보세요.
채용 단계별 진행 일정
(채용 요청 및 승인일, 공고 및 모집 개시일, 면접 진행 및 평가일, 오퍼일, 오퍼 수락일, 입사일 등)직무/직급별 리드타임
목표 입사일, 실제 입사일, 업무 투입일
채용 과정에서 지연되거나 가장 오래 걸린 프로세스
지원자는 빨리 모였지만 면접 일정 조율에서 2주 넘게 걸렸다면, 다음 채용 계획 전에 현업 면접관의 가용성이나 일정 운영 등을 우선 검토해보아야 합니다. 반대로 지원자 자체가 부족했다면 모집 공고, 채용 채널, 지원 자격, 보상 등을 조정해야 할 수 있습니다.
3) 지원자가 어느 단계에서 이탈했는가
올해 채용 과정에서 지원자가 이탈한 시점 및 사유를 파악하여 내년 채용 계획의 전형 일정, 처우 범위, 입사 전 안내 사항 등을 조정합니다.
지원자 이탈 시점 | 검토해야 할 항목 |
|---|---|
서류 단계 | 직무 범위, 지원 자격 및 절차 |
면접 단계 | 면접 경험, 진행 일정, 직무 기대 일치 여부 |
오퍼 단계 | 보상 및 근무 조건, 경쟁사 제안 여부, 의사결정 속도 |
이에 더해 직무별 이탈 사유를 구분하여 검토해 보세요. 예를 들면 개발직은 기술 과제나 면접 부담, 영업직은 보상 구조나 커리어 성장이 주된 이탈 사유일 수 있습니다. 따라서 직무·경력별로 이탈 시점 및 확인된 사유를 세분화하면 다음 채용 계획에서 보다 실질적이고 구체적인 대응책을 마련할 수 있습니다.
4) 어떤 채널이 효과가 있었는가
올해 채용 경로 중 지원자를 가장 효과적으로 모집한 채널, 실제 입사자가 나온 채널을 확인합니다. 이를 내년 채용 계획에 반영하여 효과가 있었던 채널을 유지하고, 성과가 낮은 채널은 예산을 조정합니다.
채용 공고 플랫폼, 헤드헌팅, 직원 추천, 대학 연계 등 채널별 지원자 수
채널별 면접 전환율, 오퍼 전환율, 실제 입사자 수
채널별 채용 비용과 소요 기간
2. 현업 수요 취합
이제 조직의 각 팀마다 어떤 업무를 위해, 몇 명을, 언제부터 필요로 하는지 파악할 차례입니다. 이 단계의 목적은 조직에 필요한 업무와 역량을 명확히 하고, 그중 채용으로 채워야 하는 부분을 구분하는 것인데요.
이 과정에서 문제는 부서마다 요청 방식과 근거 수준이 다를 수 있다는 것입니다. 어떤 팀은 사업 목표와 연결해 보다 실질적이고 구체적인 필요를 바탕으로 요청하는 반면, 또 다른 팀은 막연하게 ‘업무량 증가’나 ‘결원’ 등을 이유로 채용을 요청할 수 있죠.
따라서 채용 담당자는 팀별 요청을 수집하는 데 그치지 않고, 모든 부서가 가능한 동일한 기준을 바탕으로 요청을 할 수 있도록 틀을 설정합니다. 채용 요청에 관한 공통 기준 및 양식이 없다면, HR에서 먼저 아래 항목을 포함한 요청서를 마련합니다.
항목 | 세부 내용 |
|---|---|
포지션 및 직무 | 직무명, 직급, 소속, 담당 업무, 필수 역량 |
요청 인원 | 인원 수, 신규 증원 및 퇴사·이동 대체 구분 |
요청 근거 | 신규 사업·프로젝트명, 추가 업무 및 예상 업무량, 현재 인력으로 대응하기 어려운 이유 |
업무 투입 시점 | 업무 투입 필요일, 투입 지연 시 영향 |
대안 검토 | 내부 이동, 겸직, 업무 재설계, 자동화, 외부 용역 등 |
현업 팀에 채용 요청서를 전송할 시 작성 예시, 제출 기한, 검토 절차도 함께 안내합니다. 필요 시에는 현업 팀장과 미팅을 진행하여 불명확한 요청을 최대한 구체화합니다.
3. 필요 인원 및 우선순위 조정
채용 요청을 취합한 후 현재 인력 대비 필요 인력을 확인하고, 이를 채용뿐 아니라 교육, 내부 배치, 외부 자원 활용 등으로 해결하는 방안을 검토합니다. 이때 현업에서 지난해 미충원 인원을 새로 채용 요청했을 시 인원이 중복 집계되지 않도록 주의합니다.
이후 현업이 요청한 인원 중 외부 채용으로 확보할 인원을 결정하고, 그중에서도 어떤 수요부터 대응할지 우선순위를 수립합니다.
1) 채용 필요성 검토
인력 공백은 채용뿐 아니라 직원 개발, 아웃소싱으로도 대응할 수 있습니다. 따라서 앞서 취합한 팀별 요청을 다음과 같은 기준에 따라 검토합니다.
기존 인력으로 수행할 수 있는 업무 VS 추가 인원이 필요한 업무
내부 이동이나 직원 육성, 직무 재설계로 확보할 수 있는 인력/역량
기존 직무나 다른 팀의 요청과 중복 여부
해당 포지션이 필요한 사업의 확정 여부 및 진행 상황
이를 바탕으로 현업의 인력 수요가 과연 인원 공백의 문제인 건지, 역량 부족이나 필요 시점의 문제는 아닌지 구분합니다. 이에 따라 아래처럼 외부 채용, 내부 육성, 업무 재설계, 외부 용역 등 적절한 대응책을 연결합니다.
원인 | 문제 상황 | 대응책 |
|---|---|---|
인원 공백 | 업무량 대비 인력 부족 | 채용, 내부 이동 등 |
역량 부족 | 인력은 있으나 필요한 기술·경험 부족 | 교육·멘토링, 외부 전문가 활용 등 |
일시적 공백 | 인력·역량은 있으나 필요 시점에 투입 불가 | 업무 재배분, 계약직·외부 용역, 투입·사업 일정 조정 등 |
2) 우선순위 합의
채용이 필요한 인원을 구분한 뒤에는 이를 몇 가지 기준에 따라 우선순위를 정합니다. 이때 HR 혼자 중요도를 정하기보다는 현업 책임자와 함께 요청 근거 및 미충원 영향, 채용 가능성을 검토하여 결정합니다.
기준 | 확인할 질문 |
|---|---|
미충원 시 영향 | 미충원 시 핵심 업무가 중단되거나 사업 지연, 성과 하락 등의 차질이 생기는가 |
필요 시점 | 언제까지 업무에 투입되어야 하는가 |
대안 가능성 | 내부 이동, 훈련·교육, 외부 용역 등으로 일부 대체 가능한가 |
채용 난이도 | 시장에서 확보가 어려운 직무인가, 예상 채용 리드타임이 얼마인가 |
미충원 시 사업에 미치는 영향이 크고, 필요 시점이 가까우며, 대안이 적고, 채용이 어려울수록 채용 계획의 우선순위로 고려합니다.
3) 채용 요청별 대응 방향 정리
채용 필요성과 우선순위에 대한 검토 결과를 바탕으로, 각 요청을 채용 계획에 어떤 방식으로 반영할지 정리합니다.
구분 | 처리 방향 |
|---|---|
채용 진행 | 필요성이 확인되어 채용 계획에 포함 |
조건부 채용 | 사업 승인, 계약 체결, 예산 확정 등 조건 충족 후 채용 진행 |
대안으로 대응 | 내부 이동, 훈련·육성, 외부 용역, 직무 재설계 등으로 충원 |
보류·제외 | 당해 채용 계획에서 제외하거나 분기 재검토 대상으로 관리 |
이렇게 정리하면 채용 계획에 반영할 인원과 우선순위뿐 아니라, 조건부 요청의 진행 조건과 채용 외 대응 방안, 보류 및 제외 사유까지 함께 설명할 수 있습니다.
4. 일정 및 예산 배정
채용 인원 및 우선순위를 정했다면, 필요한 시점에 인력을 확보할 수 있도록 채용 일정을 구체화하고, 이 과정에서 발생할 비용을 예산에 반영합니다.
1) 포지션별 일정 수립
포지션마다 현업이 요청한 업무 투입 시점을 기준으로 일정을 역산합니다. 업무 투입 시점은 입사일이 아니라 독립적으로 업무를 수행해야 하는 시점을 의미합니다. 따라서 온보딩 및 교육에 필요한 기간만큼 목표 입사일을 앞당겨야 합니다.
업무 투입 시점 확인: 언제부터 실제 업무 수행이 필요한지 파악합니다.
목표 입사일 설정: 온보딩 및 교육 기간을 고려해 목표 입사일을 정합니다.
채용 착수일 설정: 예상 채용 기간을 반영해 착수일을 역산합니다.
2) 월별·분기별 연간 일정으로 취합
포지션별 일정이 정해지면 이를 하나의 연간 일정표에 모읍니다. 부서 및 포지션별 채용 인원, 기간, 목표 입사일 등을 표시해 같은 시기에 채용이 몰리지 않는지, HR과 현업이 전형을 운영할 수 있는 시기인지 검토합니다.
운영 여력이 부족하다고 판단되면, 채용 우선순위를 바탕으로 목표 채용일 및 업무 투입일을 분산하거나 추가 지원을 검토합니다. 이때 현업 및 사업에 미치는 영향을 확인하고, 필요한 경우 한시적인 대응 방안도 함께 정합니다.
3) 예산 배정
채용 계획은 인력 수요뿐 아니라 예산 및 재무 데이터와 함께 검토할 때 실행 가능성이 높아집니다. 일정을 정했다면 포지션별로 필요한 비용을 산정하고, 연간 예산으로 합산합니다.
이때 채용 과정에 드는 비용과 입사 후 발생하는 인건비를 구분해 검토합니다.
구분 | 세부 항목 |
|---|---|
채용 비용 | 공고비, 헤드헌팅 수수료, 평가 및 검사 비용, 리크루터 비용, 추천 보상, 채용 도구 등 |
입사 후 인건비 | 급여, 4대 보험, 퇴직급여, 상여·성과급, 복리후생 등 |
이처럼 재무팀과는 단순히 총액만 맞추지 않고, 채용비와 인건비를 각각 어느 예산에 반영할지, 월별·분기별로 예상되는 예산과 세부 항목은 무엇인지, 계획된 범위를 벗어날 경우 누가 승인할 것인지를 함께 검토합니다.
5. 승인 및 분기 점검
채용 계획은 한 번 승인 받고 끝나는 것이 아니라, 분기별로 검증 및 조정을 수행하는 운영 체계여야 합니다. 사업 지연, 추가 수주, 조직 개편, 채용 시장 변화, 퇴사 증가 등에 따라 계속 조정되어야 하죠.
따라서 이 단계에서는 채용 계획 승인 절차와 함께 분기별로 실행 상황을 점검하고 조정하는 기준을 마련해야 합니다.
1) 인원·일정·예산 및 권한 확정
승인 단계에서는 최소한 아래 항목을 확정해야 채용 과정에서 책임과 의사결정 구조가 명확해집니다.
항목 | 확정할 내용 |
|---|---|
인원 및 포지션 | 부서·직무별 채용 인원, 증원·대체 구분 |
일정 및 진행 조건 | 채용 착수일, 목표 입사일, 조건부 채용의 진행 조건 |
예산 및 처우 | 채용 비용 및 인건비 예산, 제안 가능한 처우 범위 |
실행 책임 | 채용 담당자, 현업 책임자, 예산 관리 책임자 |
의사결정 주체 | 개별 채용 개시, 인원·일정·예산 변경, 처우 예외 등등 상황별 의사결정 주체 |
2) 채용 계획 업데이트
채용 계획은 최소 분기별로 재검토하고, 사업 및 조직 변화와 채용 현황에 맞추어 조정해야 합니다.
분기 점검에서는 HR, 현업, 재무 담당자가 함께 채용 계획대로 진행되고 있는지, 해당 채용을 다음 분기에 계속 진행할지, 채용 착수 시점을 앞당길지, 내부 이동이나 외부 용역 등의 대체 방안을 고려해야 할지 등등을 검토합니다.
점검 대상 | 확인 내용 | 결정할 사항 |
|---|---|---|
계획 대비 채용 진행률 | 공고, 오퍼, 입사 건수, 미충원 인원 | 채용 일정·모집 방식·전형 조정, 한시적 대안 검토 |
리드타임 | 직무별 평균 채용 기간 및 병목 단계 | 채용 방식, 운영 일정, 승인 절차 개선 |
예산 | 채용비 및 인건비 집행률, 초과 시 원인 | 예산 및 처우 범위 재검토, 예산 추가 또는 변경 |
신규 요청 | 채용 계획 외 요청 및 근거 | 채용 개시 여부 및 우선순위 |
사업 및 조직 변화 | 사업 취소·지연, 조직 개편, 핵심 인력 이탈 | 채용 계획 유지·추가·보류·취소 |
예를 들어 채용이 늦어졌더라도 해당 사업도 연기됐다면 목표 입사일을 조정할 수 있습니다. 반대로 업무 투입 시점이 그대로인데 채용이 지연되었다면 모집 방식 변경이나 한시적 외부 지원 등을 검토합니다.
사업 취소나 핵심 인력 이탈처럼 영향이 큰 변화는 다음 분기까지 기다리지 않고 채용 계획을 변경합니다. 나아가 그 사유와 승인 결과를 기록하고, 연간 일정과 예산에 반영한 후 관련 담당자들에게 공유합니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 연간 채용 계획은 언제부터 준비해야 하나요?
다음 연도 사업 계획과 예산을 논의하는 시점인 10~11월경에 함께 준비하는 것이 좋습니다. 채용 계획은 인원만 정하는 것이 아니라, 사업 목표부터 시작해 그에 따라 필요한 포지션 확정, 우선순위 및 일정 수립, 예산 확정, 경영진 승인을 거쳐야 하기 때문이죠.
Q. 내부 이동으로 충원하면 외부 채용 인원을 줄여도 되나요?
내부 이동은 외부 채용을 대체할 수 있는 방안이지만, 무조건 채용 인원을 줄여주는 것은 아닙니다. 내부 이동은 한 팀의 공백을 메우는 동시에, 이전 팀에 새로운 공백을 만들 수 있기 때문입니다. 따라서 내부 이동 전후로 두 팀의 업무량, 필요 역량 및 인력을 확인하여 또 다른 공백이 생기지 않았는지 확인하고, 필요 시 이동 전 팀에 대하여 대체 채용이나 계약직, 외부 용역 등의 방안을 검토합니다.
Q. 필요한 채용 인원보다 예산이 적으면 어떻게 하나요?
모든 팀의 요청 인원을 같은 비율로 줄이기보다는 미충원 시 영향과 필요 시점, 대안 가능성에 따라 우선순위를 재검토합니다. 반드시 진행할 채용, 늦출 수 있는 채용, 다른 방법으로 대응할 수 있는 채용으로 수요를 나누고 각각의 사업 영향을 정리하세요.
Q. 사업 영향이 큰 포지션은 무조건 먼저 채용해야 하나요?
꼭 그렇지는 않습니다. 사업에 미치는 영향이 큰 포지션이더라도 내부 이동이나 외부 용역으로 대체 가능하다면 우선순위가 조정될 수 있습니다. 반면 당장 급하지 않더라도 채용 리드타임이 긴 직무라면, 목표 입사일보다 훨씬 앞서 채용을 시작해야 합니다. 따라서 사업 영향뿐 아니라 필요 시점, 대안 가능성, 채용 난이도를 함께 봐야 합니다.
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내년 채용 계획의 출발점은 올해 채용 데이터입니다. 충원 현황, 단계별 소요 기간, 채널별 성과를 매번 손으로 다시 모으지 않아도 된다면 계획 수립과 분기 점검에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.
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