서류 발표 다음 날, 영업 직무 면접 대상 20명이 정해졌습니다. 1차 그룹 면접은 일주일 뒤 오전이고, 같은 주에 마케팅 직무 면접도 잡혀 있습니다. 담당자는 이번 주 안에 조를 나누고, 시간과 면접관과 장소를 배정하고, 지원자와 면접관 모두에게 정확한 안내를 보내야 합니다.
다음 중 하나라도 해당한다면 이 글이 도움이 됩니다.
엑셀로 조별 시간표를 짠 뒤 지원자에게 메일을 한 통씩 보낸 적이 있다
면접 전날 지원자에게 일일이 문자로 일정을 다시 알린 적이 있다
조 사이 쉬는 시간에 평가를 다 적지 못해 면접이 끝난 뒤 기억을 더듬어 점수를 매긴 적이 있다
이 글은 서류 결과를 안내한 다음 날부터 최종 합격 발표까지, 가상의 공채 한 건을 따라가며 그룹 면접 운영 순서를 정리합니다. 서류 선별과 결과 안내는 1편 「공채 지원자 관리, 서류 선별부터 전형 결과 안내까지」에서 다뤘습니다. 아래 일정과 인원은 설명을 위한 가상 조건입니다.
시점 | 할 일 | 영업 직무 인원 |
|---|---|---|
D+8 | 조 편성과 시간표 작성, 일정 배정·안내 | 면접 대상 20명, 4명씩 5개 조 |
D+9~D+13 | 질문지·권한 준비, 일정 변경 대응 | 20명 |
D+14 | 1차 그룹 면접(실무진) | 20명 → 1차 합격 8명 |
D+18 | 2차 면접(임원) | 8명 |
D+21 | 최종 발표 | 최종 합격 4명 |
📌
한눈에 보는 핵심
공채 그룹 면접은 조 인원, 면접 시간, 조 사이 평가 시간을 먼저 정한 뒤 시간표를 만듭니다.
일정은 회사가 조별로 배정해 한 번에 안내하고, 리마인드 알림과 일정 변경 안내까지 같은 화면에서 관리합니다.
조 사이 평가 시간은 5~10분이므로, 질문지와 평가표, 면접관 열람 권한을 면접 전에 맞춰 둡니다.
면접 직후에는 같은 조 지원자를 나란히 놓고 같은 평가 항목으로 평가를 남깁니다.
1차 결과를 모아 2차 면접으로 넘기고, 최종 결과는 엑셀 명단으로 한꺼번에 반영한 뒤 안내합니다.
면접 대상 20명의 명단을 받았다면 가장 먼저 정할 것은 한 조에 몇 명을 넣고, 한 조를 몇 분 보고, 조와 조 사이에 몇 분을 비울지입니다. 이 세 숫자가 정해져야 면접관을 몇 시간 붙잡아 둘지, 면접실을 언제까지 빌릴지가 나옵니다.
그룹 면접은 보통 한 조에 20~30분, 조 사이 평가·교대 시간은 5~10분으로 잡습니다. 이 사례는 한 조 4명, 면접 30분, 평가·교대 10분으로 둡니다. 그러면 20명은 5개 조가 되고, 09:30에 시작해 12:50에 오전 일정이 끝납니다.
조 | 면접 | 평가·교대 | 면접관 | 장소 |
|---|---|---|---|---|
1조 | 09:30~10:00 | ~10:10 | 영업 1팀장 외 1명 | 면접실 A |
2조 | 10:10~10:40 | ~10:50 | 〃 | 〃 |
3조 | 10:50~11:20 | ~11:30 | 〃 | 〃 |
4조 | 11:30~12:00 | ~12:10 | 〃 | 〃 |
5조 | 12:10~12:40 | ~12:50 | 〃 | 〃 |
조를 나눌 때는 누락과 중복부터 확인합니다. 20명이 다섯 조에 한 번씩만 들어갔는지, 같은 시간에 같은 면접관이나 면접실이 두 번 잡히지 않았는지 봅니다. 같은 주에 다른 직무 면접이 있다면 면접관이 겹치는지도 함께 봅니다.
나인하이어의 그룹 일정 추가로는 세 가지 형태의 면접을 만들 수 있습니다.
유형 | 진행 방식 | 이런 공채에 맞습니다 |
|---|---|---|
조별 면접 | 세션마다 조를 배정해 여러 지원자를 함께 봅니다 | 토론·집단 면접 |
면접관 고정 지원자 회전문식 면접 | 모든 세션에 같은 면접관이 들어가고 지원자가 바뀝니다 | 같은 면접관이 전원을 보는 실무 면접 |
지원자 1명 고정 면접관 회전문식 면접 | 지원자는 그대로 있고 면접관이 바뀝니다 | 여러 팀장이 한 지원자를 차례로 보는 면접 |
이 사례는 조별 면접을 씁니다. 엑셀에 시간표를 그리고 이름을 옮겨 적는 대신, 다음 단계에서 이 표를 그대로 세션으로 옮깁니다.
공채 면접 일정은 지원자와 하나씩 조율하기보다 회사가 배정해서 한 번에 안내하는 방식이 기본입니다. 20명에게 각자 다른 시간과 같은 준비 사항을 정확히 전하고, 면접 전날 한 번 더 알리고, 바뀐 일정을 놓치지 않는 것이 이 단계의 일입니다.
그룹 일정 추가에서 위 시간표대로 세션 5개를 만들고, 세션마다 시간, 지원자 4명, 면접관, 장소와 회의실을 지정합니다. 명단을 확인한 뒤 「추가 후 알림 발송」을 고르면 지원자와 면접관에게 각자의 일정 알림이 한 번에 갑니다. 지원자에게는 시간과 장소, 준비물을, 면접관에게는 담당 조와 확인할 자료를 알리는 문구로 정리해 두면 좋습니다. 그룹 일정 추가는 모든 요금제에서 쓸 수 있습니다.
이미 엑셀로 시간표를 만들어 두었다면 일정 일괄 등록을 씁니다. 템플릿에 일정 제목, 날짜, 시작·종료 시간을 채워 CSV로 올리고, 데이터 확인 단계에서 지원자, 참석자, 장소, 회의실을 연결합니다.
리마인드 알림을 「하루 전」으로 설정하면, 일정이 확정된 지원자에게 면접 시작 시각 기준으로 하루 전에 알림이 자동으로 갑니다. 09:30 면접인 1조는 전날 09:30에, 12:10 면접인 5조는 전날 12:10에 받습니다. 전날 오후에 20명에게 문자를 하나씩 보내던 일이 사라집니다.
같은 주에 마케팅 면접도 진행되므로, 영업 면접관이 마케팅 면접에도 들어가는지 확인해야 합니다. 전체 캘린더는 모든 포지션의 면접 일정을 일간·주간·월간으로 보여 주고, 포지션 필터와 사용자 필터로 특정 면접관의 일주일 일정만 골라 볼 수 있습니다.
면접 이틀 전, 3조에 들어갈 면접관이 바뀌었습니다. 해당 일정을 수정해 저장하면 지원자에게 알림을 보낼지 묻는 창이 뜹니다. 지원자의 참석에 영향을 주는 변경이라면 「저장 후 알림 발송」을 고릅니다. 면접관은 각자 프로필에서 일정 변경 알림을 켜 두면 변경 내용을 받습니다.
지원자 사정을 먼저 물어야 하는 공채라면 그룹 일정 조율을 씁니다. 후보 날짜와 세션을 제안하면 지원자가 가능한 세션을 골라 제출하고, 응답을 바탕으로 배치된 결과를 담당자가 검토해 확정합니다(엔터프라이즈). 일정 조율의 원칙은 면접 일정 조율 4가지 원칙에서 다룹니다.
ATS(나인하이어)를 사용하지 않는다면 엑셀 시간표를 보며 20명에게 메일을 한 통씩 쓰고, 전날 문자를 다시 보내고, 바뀐 일정은 따로 연락해야 합니다.
30분 동안 4명이 답하면 지원자 한 명의 답변 시간은 7분 남짓입니다. 이어지는 10분 안에 4명을 평가하려면 한 명당 2분 30초가 주어집니다. 면접 중에 적은 메모가 평가표 항목과 같은 순서로 정리돼 있어야 이 시간 안에 평가를 끝낼 수 있습니다.
그래서 면접 전에 맞춰 둘 것은 세 가지입니다.
면접 대상 20명을 다중 선택해 같은 면접 질문지를 일괄 추가합니다. 면접관은 질문지 순서대로 묻고, 답변 메모를 평가표 항목에 맞춰 적습니다. 질문과 평가 항목을 짝지어 설계하는 방법은 구조화 면접 질문 예시와 구조화 면접 평가표 예시에서 다룹니다.
면접관이 면접 전에 지원서와 서류 평가 결과를 읽어 두면 면접 중 질문이 구체적이 됩니다. 면접 대상 지원자를 선택하거나 단계 전체를 선택한 뒤 지원자 열람 권한 변경으로 면접관이 볼 수 있는 범위를 한 번에 정합니다. 질문지 일괄 추가와 열람 권한 변경은 포지션 관리자가 사용합니다.
출력본을 원하는 면접관에게는 지원자 상세 화면에서 지원자 정보와 평가 결과를 PDF로 내려받거나 인쇄해 전달합니다. PDF에는 내려받는 사람의 열람 권한에 맞는 정보만 담깁니다.
1조 면접이 10:00에 끝나고 2조는 10:10에 들어옵니다. 네 명의 답변이 기억 속에서 섞이기 전에 각자의 답변 근거를 평가표에 남겨야 합니다.
면접관은 캘린더에서 해당 일정을 열고 지원자 모아보기를 누릅니다. 그룹 일정에서는 세션 안의 지원자만 골라 볼 수 있어, 방금 면접을 본 1조 4명만 화면에 띄울 수 있습니다. 비교 평가 모드를 켜면 지원자마다 세로 패널이 열리고, 각 패널의 평가 탭에서 미리 붙여 둔 평가표를 작성하고 제출합니다.
평가 기준은 하나입니다. 옆 지원자와 비교한 인상이 아니라, 같은 질문과 같은 항목에 대한 각자의 답변으로 점수를 줍니다. 나란히 놓는 이유는 순위를 매기기 위해서가 아니라, 같은 항목에서 근거가 빠진 지원자가 없는지 확인하기 위해서입니다. 다시 논의할 지원자는 평가표 의견란에 그 이유를 적어 두면 결정 회의에서 바로 꺼내 볼 수 있습니다.
이렇게 다섯 조를 마치면 12:50에 20명의 1차 평가가 모두 제출된 상태가 됩니다. 구조화된 평가를 쓰면 면접관마다 같은 항목으로 점수와 의견이 쌓입니다.
ATS(나인하이어)를 사용하지 않는다면 종이 평가표를 걷어 와서 점수를 다시 엑셀에 입력해야 하고, 그사이 면접관의 메모는 맥락을 잃습니다.
1차 면접이 끝난 오후, 결정 회의가 잡혀 있습니다. 여기서부터 최종 발표까지 남은 일은 1차 결과 취합, 2차 면접 준비, 최종 결과 반영과 안내 세 가지입니다.
포지션 지원자 관리 탭의 다운로드 메뉴에서 지원자 평가 내역 다운로드를 고르면, 포지션 안에서 완료된 평가표 결과가 엑셀 파일로 정리돼 입력한 이메일로 옵니다. 면접관별 점수와 의견을 한 파일에서 보고 1차 합격 8명을 정합니다.
1차 합격 8명은 다중 선택해 2차 면접 단계로 옮기고, 같은 방식으로 임원 면접 일정을 추가합니다. 1차 불합격 12명에게는 1편에서 다룬 것처럼 메시지 템플릿을 불러와 일괄 발송하고, 발표 시각에 맞춰 예약 전송을 걸어 둡니다.
D+21, 임원 면접 결과 최종 합격 4명이 정해졌습니다. 최종 결과를 엑셀 명단으로 결정하는 조직이라면 지원자 상태 대량 업데이트를 씁니다. 템플릿을 내려받아 합불 여부에 최종합격 또는 불합격을, 불합격자에게는 불합격 사유를 적어 올립니다. 실행 전 화면에서 최종합격 인원, 불합격 인원, 불합격 사유를 확인하고, 최종합격·불합격 단계에 연결된 자동화를 적용할지 고릅니다(엔터프라이즈, 포지션 관리자).
최종 합격 4명에게는 결과 안내 자동화나 템플릿 메일로 합격 소식과 입사 전 절차를 안내합니다. 지원자 로그인을 쓴다면 발표 직전에 마이페이지 「채용 진행 상태 공개」 설정을 다시 확인합니다. 공개 시점을 발표일에 맞추는 방법은 1편의 결과 안내 단계에서 정리했습니다.
공채가 끝나면 포지션별 대시보드에서 영업 직무의 총 지원자, 합격자, 불합격자 수와 단계별 평균 소요 일수, 단계별 도달률·합격률을 확인합니다. 서류 평가에 며칠이 걸렸는지, 1차 면접 합격률이 예상과 맞았는지 보면 다음 공채의 D-day를 더 정확하게 잡을 수 있습니다. 불합격 사유 통계로 어느 전형에서 어떤 이유로 많이 떨어졌는지도 함께 봅니다.
해당 기능이 채용 환경에 세팅 되어있지 않다면 면접관에게 받은 점수표를 하나로 합치고, 최종 명단을 메일 병합으로 안내하고, 공채 회고 자료는 다시 엑셀로 집계해야 합니다.
Q. 면접 전날 안내를 따로 보내야 하나요?
A. 그룹 일정에 리마인드 알림을 설정하면 일정이 확정된 지원자에게 면접 시작 시각 기준으로 자동 발송됩니다. 「하루 전」으로 두면 오후 1시 면접인 지원자는 전날 오후 1시에 알림을 받습니다.
Q. 면접관이 자기 조 지원자 자료만 보게 하려면 어떻게 하나요?
A. 지원자 관리 화면에서 해당 지원자를 선택하고 하단 액션바의 더보기에서 지원자 열람 권한 변경을 고릅니다. 기본 공개 범위는 포지션 권한 기본값 설정에서 미리 정할 수 있습니다.
Q. 여러 직무의 면접관 일정이 겹치는지 어떻게 확인하나요?
A. 전체 캘린더에서 사용자 필터로 해당 면접관을 고르면 모든 포지션에 걸친 면접 일정을 한 화면에서 볼 수 있습니다. 관리자가 아닌 사용자에게는 자신이 참여 중인 포지션의 일정이 보입니다.
Q. 지원자에게 가능한 시간을 받아 조를 짜고 싶다면 어떻게 하나요?
A. 그룹 일정 조율로 후보 세션을 제안하고 지원자의 응답을 받은 뒤 담당자가 검토해 확정합니다. 엔터프라이즈 요금제에서 제공됩니다.
Q. 면접 평가 결과만 따로 모을 수 있나요?
A. 지원자 관리 탭의 다운로드 메뉴에서 지원자 평가 내역 다운로드를 고르면 포지션 안에서 완료된 평가 결과가 엑셀 파일로 이메일에 도착합니다. 포지션 관리자가 사용할 수 있습니다.
Q. 공채가 끝난 뒤 무엇을 기록해 두면 다음 공채에 도움이 되나요?
A. 단계별 평균 소요 일수, 전형별 합격률, 불합격 사유 분포를 남겨 둡니다. 포지션별 대시보드에서 바로 확인할 수 있어, 다음 공채의 발표일과 면접 일정을 거꾸로 계산할 때 기준이 됩니다.
공채 그룹 면접은 시간표를 짜는 데서 끝나지 않습니다. 조별로 배정하고 안내하고, 짧은 평가 시간 안에 근거를 남기고, 2차 면접과 최종 발표까지 같은 흐름으로 이어져야 담당자의 3주가 정리됩니다.
1편과 2편을 따라왔다면 공고 오픈 전 지원서 설계부터 최종 합격 발표까지, 공채 한 번의 전 과정을 한 번씩 거친 셈입니다. 이제 남은 질문은 이 흐름을 우리 회사의 직무 수와 전형 구성에 어떻게 맞출지입니다.
상담을 신청할 때 직무 수, 전형 구성, 면접 대상 인원, 조별 인원을 알려 주시면 우리 공채에 맞는 설정을 함께 잡아 드립니다. 공채용 채용 솔루션을 고르는 기준이 먼저 궁금하다면 공채 채용솔루션 도입 전 체크리스트를 참고하세요. 그룹 면접 일정을 화면에서 직접 만들어 보고 싶다면 나인하이어를 무료로 시작할 수 있습니다.
2편. 공채 그룹 면접, 조 편성부터 최종 합격 발표까지 (현재 글)
