「지난달에 다른 분께 연락받았는데요? 그때 연봉 이야기까지 다 했는데, 전달이 안 됐나요?」
1·2편에서 백엔드 개발자 채용을 맡았던 채용 담당자가 11월에 다른 팀으로 옮겼습니다. 백엔드 포지션을 이어받은 새 담당자는 전임자가 등록해 둔 「12월 둘째 주 C에게 연락」 태스크를 보고 C에게 메일을 보냈습니다. C는 2편에서 「12월에 다시 연락 주세요」라고 답한 후보입니다. 그런데 돌아온 답장이 위의 문장이었어요. 알고 보니 새로 열린 플랫폼 개발자 포지션을 맡은 동료가 지난달 C에게 따로 연락해 연봉 이야기까지 나눈 상태였습니다. 동료는 그 연락을 개인 스프레드시트에만 적어 두었고, 백엔드 팀이 쓰던 TRM에는 그 기록이 없었습니다. 두 사람 모두 기록은 했지만, 상대가 남긴 기록은 볼 수 없었던 거죠.
다이렉트 소싱은 채용 담당자나 현업 리더가 포지션에 맞는 후보를 직접 찾아 먼저 연락하는 채용 방식입니다(1편 「다이렉트 소싱이 처음이라면? 후보를 찾기 전에 정할 5가지」). 담당자가 바뀌거나 소싱하는 사람이 늘어나면 위와 같은 중복 연락이 생기기 쉽습니다. 이 글에서는 담당자가 바뀌어도 후보와 나눈 대화와 약속이 다음 담당자에게 그대로 넘어가게 하는 방법을 정리합니다. TRM(Talent Relationship Management)은 후보와의 관계를 관리하는 도구로, 자세한 개념은 TRM이란? 글에서 볼 수 있습니다.
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한눈에 보는 핵심
같은 후보에게 두 번 연락하지 않으려면, 연락하기 전에 팀이 함께 쓰는 후보 목록 한 곳에서 이름과 이메일을 먼저 검색합니다.
후보 한 명에게 연락하는 담당자는 한 명으로 정합니다.
현업 리더와 합의한 후보 기준은 그렇게 정한 이유까지 적어 둡니다.
인수인계할 때는 후보 목록 파일보다 후보별 약속과 다음 연락 날짜를 먼저 넘깁니다.
인재풀에는 다시 연락할 이유가 있는 후보만 남기고, 보관 기간이 지난 후보의 정보는 파기합니다.
같은 후보에게 두 번 연락하는 일은 대개 담당자가 바뀌거나, 포지션이 늘거나, 현업 리더가 직접 연락할 때 생깁니다. 새 담당자는 전임자가 누구에게 연락했는지 모른 채 후보 목록을 처음부터 다시 보고, 새 포지션을 맡은 사람은 다른 포지션 후보 목록을 볼 일이 없습니다. 현업 리더는 콘퍼런스에서 만난 사람에게 직접 메시지를 보내고 채용 담당자에게 알리지 않는 경우가 많습니다. 앞에서 본 C의 사례는 두 번째, 포지션이 늘어난 경우였습니다.
후보에게는 세 경우 모두 같은 회사에서 온 연락입니다. 두 번째 연락을 받은 후보는 회사가 자신과 나눈 이야기를 기억하지 못한다고 느낍니다.
이름으로만 검색하면 동명이인까지 나오니 이메일이나 연락처를 함께 확인합니다. 검색할 목록은 하나여야 합니다. 포지션마다 시트를 따로 쓰면 확인할 시트가 포지션 수만큼 늘어나고, 앞 사례의 동료처럼 다른 포지션의 목록은 열어 보지 않게 됩니다. 공유 시트를 쓴다면 이메일 열에서 검색합니다. 나인하이어 TRM은 후보자명과 이메일(또는 연락처)이 같은 후보가 다른 프로젝트에 이미 등록되어 있으면 후보자 상세 화면에 중복 등록 이력을 표시합니다. 설정에 따라 같은 후보를 다시 등록하지 못하게 막을 수도 있습니다. 다만 이 기능은 같은 후보가 이미 등록되어 있다는 사실만 알려 줍니다. 그 후보에게 누가 연락할지는 팀이 정해 둬야 합니다.
다른 포지션에도 맞을 것 같은 후보를 발견하면 직접 연락하지 말고, 지금 그 후보를 맡은 담당자에게 알려 함께 안내해 달라고 요청합니다. 담당자가 다음 연락 때 두 포지션을 함께 안내하면, 후보는 한 사람과만 이야기하면서 두 포지션을 비교할 수 있습니다. 연락 담당자를 한 명으로 정해 두면 「이 후보에게 지금 연락해도 되나요?」라고 누구에게 물어야 할지도 분명해집니다.
중복 연락을 언급하지 않고 새 제안만 하면, 후보는 앞서 다른 담당자에게 한 이야기를 처음부터 다시 해야 합니다. 새 담당자는 동료에게 지난달 대화 내용을 확인한 뒤 이렇게 회신했습니다.
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「○○님, 같은 회사에서 두 번 연락을 드려 혼란스러우셨을 것 같습니다. 죄송합니다. 지난달 플랫폼 개발자 포지션 담당자와 나누신 연봉 이야기는 방금 전달받았습니다. 앞으로는 제가 연락드리겠습니다. 12월에 프로젝트가 끝나면 다시 이야기 나누자고 하셨는데, 이번 주 중 30분 정도 시간 내 주실 수 있을까요?」
새 담당자가 넘겨받은 후보 기준에는 「필수: 결제·정산 시스템 경험」 한 줄이 있었습니다. 그런데 프로필을 열어 보니 쇼핑몰 결제 화면을 개발한 사람, PG사에서 정산 배치를 운영한 사람, 결제 대행 서비스를 연동해 본 사람이 모두 이 조건에 해당했어요. 이 중 누구에게 연락해야 할지 판단할 수 없어서, 새 담당자는 전임자가 이미 받았던 답을 현업 리더에게 다시 물어야 했습니다.
기준과 함께 그 기준을 정한 이유를 적어 두면, 다음 담당자도 전임자와 같은 기준으로 후보를 고를 수 있습니다. 고치기 전과 후를 비교해 보세요.
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고치기 전: 「필수: 결제·정산 시스템 경험」
고친 뒤: 「필수: 결제·정산 시스템 경험. 입사하면 바로 정산 시스템 재설계를 맡기 때문에, PG 연동 장애나 정산 금액이 어긋난 문제를 직접 처리해 본 사람이 필요함. 결제 화면 개발만 한 경험은 해당하지 않음」
1편에서 AWS 인프라 운영 경험을 필수에서 「있으면 좋은 경험」으로 낮춘 이유(팀에 인프라 담당자가 있어 입사 후 익혀도 됨)도 기준 옆에 함께 적습니다. 필수에서 뺀 이유가 적혀 있지 않으면, 다음 담당자가 그 조건을 다시 필수로 되돌리기 쉽습니다.
기준은 한 번 정했다고 끝나지 않습니다. 커피챗을 마친 뒤 현업 리더가 연달아 「이분은 아닌 것 같다」고 하거나, 포지션에서 맡을 업무가 바뀌었다면 기준을 다시 정해야 합니다. 반면 답장이 적은 것은 기준보다 제안 메시지의 문제일 가능성이 큽니다. 이때는 1편의 제안 만들기부터 다시 확인하세요.
기준을 다시 정할 때 점수표까지 만들 필요는 없습니다. 처음 찾은 후보 대여섯 명의 프로필을 현업 리더와 함께 보면서 「이 중에 만나 보고 싶은 사람은 누구이고, 왜 그런가요?」 이 질문 하나만 하면 됩니다. 리더가 고른 이유가 그대로 새 기준 문장이 됩니다.
전임자의 시트나 후보 목록만 넘겨받으면, 새 담당자는 수십 명 가운데 누구에게 먼저 연락해야 할지 알 수 없습니다. 그래서 인수인계는 약속이나 연락 일정처럼 다음에 할 일이 정해진 후보부터 넘깁니다. 순서는 다음과 같습니다.
2편에서 커피챗이 끝난 날 「우리가 한 약속」을 기록해 두자고 한 이유가 여기에 있습니다. 「다음 주까지 팀 구성 자료 보내기」처럼 기한이 있는 약속은 담당자가 바뀌어도 후보가 그대로 기억합니다. 약속을 지키지 못하면 후보는 이 회사를 약속을 지키지 않은 회사로 기억하게 됩니다.
다음은 C처럼 「12월에 다시 연락 주세요」라고 답한 보류 후보입니다. 이때 마지막으로 연락한 날과 다음에 연락하기로 약속한 날은 서로 다른 정보이니 구분해서 넘겨야 합니다. 나인하이어 TRM에서는 약속한 날을 태스크 마감일로 등록해 두면, 후보자 관리 탭의 태스크 컬럼에서 후보마다 가장 먼저 처리할 태스크를 볼 수 있습니다. 한동안 연락하지 않은 후보를 찾을 때는 연락 순 정렬(연락한 지 오래된 순)을 함께 씁니다. 담당자가 바뀌면 전임자가 만든 태스크를 새 담당자 이름으로 다시 만듭니다. 태스크는 만든 사람만 수정할 수 있어서, 기존 태스크를 넘겨받는 것보다 새로 만드는 편이 정확합니다.
연락을 그만해 달라고 요청한 후보나 자신의 개인정보 처리를 멈춰 달라고 한 후보는 인수인계 목록에서 가장 빠뜨리기 쉽습니다. 개인정보 보호법 제20조 제1항에 따르면, 정보주체(후보 본인)가 아닌 곳에서 수집한 개인정보를 처리할 때 정보주체가 요구하면 수집 출처, 처리 목적, 처리 정지를 요구할 권리가 있다는 사실을 즉시 알려야 합니다. 요청을 받은 날짜와 내용을 함께 넘겨, 새 담당자가 모르고 다시 연락하는 일이 없게 합니다. 구체적인 처리 기준은 회사 개인정보 담당자와 확인하세요.
담당자가 바뀌었다는 소식보다 후보가 지난번에 한 말을 먼저 언급하면, 후보는 대화가 끊기지 않고 이어진다고 느낍니다.
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「○○님, 지난 10월에 지금 하시는 프로젝트가 12월에 끝난다고 말씀해 주셨지요. 이번 달부터 제가 백엔드 개발자 채용을 맡게 되어, 약속드린 대로 연락드립니다. 정산 시스템 재설계 이야기를 이어서 나눠 보고 싶은데, 다음 주 중 30분 정도 시간 내 주실 수 있을까요?」
인수인계가 끝난 뒤에는 매주 한 번 짧게 점검합니다. 예를 들어 월요일 15분 동안 「다음 연락 날짜가 지났는데 아직 연락하지 않은 후보는 누구인가?」 하나만 확인하는 방식입니다. 확인할 질문이 하나뿐이라 점검이 길어지지 않고, 담당자가 바뀌어도 같은 방식으로 계속할 수 있습니다.
포지션 채용이 끝나도 소싱한 후보 목록은 다음 채용에 다시 쓸 수 있습니다. 하지만 후보를 모두 남겨 두면, 다음 담당자는 누구에게 다시 연락해도 되는지 알 수 없습니다. 인재풀에는 다시 연락할 이유가 있는 후보만, 그 이유 한 줄과 함께 남깁니다. 「내년 상반기 이직 고려」, 「데이터 엔지니어 포지션이 열리면」처럼 다음 담당자가 읽고 바로 판단할 수 있는 문장이어야 합니다.
2편의 B가 그런 후보입니다. B는 연봉 범위가 기대보다 낮아 대화를 마무리했지만, 조건이 달라지면 다시 연락해도 된다고 동의했습니다. 이유를 태그로 달아 두면 다시 찾기 쉬워집니다. 나인하이어 TRM에서 B에게 「처우 조건 변경 시」 태그를 달아 두면, 다음 포지션을 열 때 전체 후보자 화면에서 B를 다시 찾을 수 있습니다. 전체 후보자 화면에서는 프로젝트와 관계없이 태그, 소싱 경로, 등록일, 경력 기간 필터로 후보를 검색합니다. 태그는 직무 판단에 필요한 것만 답니다. 1편에서 정한 「필요한 만큼만 남긴다」는 원칙이 태그에도 그대로 적용됩니다.
후보를 다른 포지션의 프로젝트로 옮길 때는 어떤 기록까지 가져갈지 정합니다. TRM에서 이동을 쓰면 연락 기록과 히스토리까지 함께 옮겨지고, 복사를 쓰면 후보 정보만 옮겨집니다. 지난 대화를 이어 갈 후보라면 이동을 씁니다.
남기지 않을 후보도 정해 둡니다. 연락 중단을 요청한 후보와 회사가 정한 보관 기간이 지난 후보의 정보는 파기합니다. 개인정보 보호법 제21조는 보유기간이 지나거나 처리 목적을 달성하는 등 개인정보가 필요 없어지면 지체 없이 파기하도록 정하고 있습니다. TRM에 등록된 후보자 정보는 팀이 직접 지워야 합니다. 분기마다 하루를 정해, 전체 후보자 화면에서 등록일 필터로 보관 기간이 지난 후보를 찾아 삭제하세요.
소싱 후보를 어디서 관리할지는 팀 규모보다, 소싱한 후보가 이후 어떤 전형으로 넘어가는지를 보고 정하는 편이 좋습니다. 도구를 언제 검토할지는 1편의 「TRM, 엑셀 대신 써야 할 시점은 언제일까?」에서 다뤘으니, 여기서는 인수인계할 때와 후보를 전형으로 넘길 때 어떤 기록이 끊기는지만 비교합니다.
이런 상황이라면 | 맞는 방식 | 인수인계·전형 이동 때 챙길 것 |
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한 사람이 포지션 하나를 맡고 소싱을 가끔 할 때 | 공유 시트 | 담당자가 바뀌면 약속과 다음 연락일을 따로 정리해 넘겨야 하고, 메일 대화는 각자의 메일함에 남습니다 |
여러 사람이 같은 후보를 보고, 소싱 후보가 공고 지원자와 같은 전형으로 넘어갈 때 | ATS 안의 TRM | 새 담당자를 프로젝트 참여자로 추가하면 TRM에서 주고받은 기록을 그대로 볼 수 있지만, 연락 담당자와 단계 이름은 팀이 정해야 합니다 |
소싱이 주된 채용 경로이고 후보 탐색에 시간이 가장 많이 들 때 | 소싱 전용 도구 | 전형 단계로 넘길 때, 그리고 담당자가 바뀔 때 기록이 어디서 끊기는지 확인해야 합니다 |
어떤 방식을 고르든 이 글에서 다룬 규칙(한 곳에서 찾기, 연락 담당자 한 명, 기준의 이유, 다음 행동부터 넘기기)은 팀이 정해야 합니다. 도구는 그 규칙을 지키기 쉽게 도와줄 뿐입니다.
C의 일을 겪은 뒤 팀은 백엔드뿐 아니라 다른 포지션의 소싱 후보도 모두 나인하이어 TRM 한 곳에서 관리하기로 했습니다. 반년 뒤 담당자가 다시 바뀌었고, 새로 온 다음 담당자는 첫 주를 이렇게 보냈습니다. 기능별 활용법은 나인하이어 TRM 활용법에 정리되어 있습니다.
관리자가 다음 담당자를 백엔드 프로젝트 참여자로 추가하자, 후보자 상세의 후보자 연락 탭에서 전임자가 주고받은 메일이 보였습니다. 메일마다 내용, 발신자, 발신 시간, 읽음 여부가 기록되고, 후보의 답장도 같은 탭에 모입니다. 커피챗 기록은 팀채팅에, 단계 이동과 등록 이력은 활동 내역에 남아 있었어요. 다만 연락 탭에는 나인하이어 연락 기능으로 주고받은 메일만 기록되므로, 전임자가 개인 메일이나 메신저로 나눈 대화는 인수인계 때 따로 요약해 받았습니다.
사흘째에는 새로 열린 데이터 엔지니어 포지션의 후보를 등록하고 상세 화면을 열었다가 「중복 등록 이력이 있습니다」 배너를 봤습니다. 배너를 누르니 같은 후보가 다른 프로젝트에 언제 등록됐는지가 보였습니다. 다음 담당자는 바로 연락하지 않고, 그 프로젝트를 맡은 동료를 팀채팅에서 @멘션해 「이 후보에게 데이터 엔지니어 포지션도 함께 안내해 주실 수 있을까요?」라고 물었습니다. 연락은 기존 담당자가 맡기로 했어요. 반년 전 C에게 두 번 연락했던 일이 이번에는 연락하기 전, 후보를 등록하는 단계에서 걸러진 셈입니다.
주말 전에는 TRM 대시보드에서 지난 반년을 돌아봤습니다. 소싱 경로별 후보자 수와 지원자로 전환된 후보자 수를 나란히 보니, 후보를 가장 많이 모은 채널과 지원으로 가장 많이 이어진 채널이 달랐습니다. 단계별 도달률과 평균 소요일에서는 후보들이 어느 단계에서 오래 머물렀는지도 확인했습니다. 다음 담당자는 데이터 엔지니어 포지션의 첫 2주 동안 지원으로 가장 많이 이어진 채널에서 먼저 후보를 찾기로 했습니다. 새 포지션의 후보 기준도 전임자가 남긴 기준의 이유(앞의 「결제 화면 개발만 한 경험은 해당하지 않음」 같은 문장)를 참고해, 이유를 함께 적는 방식으로 썼습니다. 전임자가 소싱하면서 알게 된 것을 다음 담당자가 그대로 이어받은 것입니다.
기능별 설명은 헬프센터의 후보자 정보 확인, 전체 후보자, 대시보드에서 볼 수 있습니다.
Q. 담당자가 갑자기 퇴사하면 무엇부터 확인해야 하나요?
A. 기한이 걸린 약속과 다음 연락 날짜가 가까운 후보부터 확인합니다. 그다음 연락 중단을 요청한 후보를 따로 표시해 두면, 남은 목록은 천천히 정리해도 됩니다. 전임자의 메일함에만 있는 대화가 있다면 계정이 정리되기 전에 후보별 요약을 받아 두세요.
Q. 전임자가 개인 메일로 주고받은 대화도 넘겨받아야 하나요?
A. 대화 전문을 옮길 필요는 없습니다. 개인 메일함이나 링크드인 메시지로 나눈 대화는 TRM 같은 관리 도구에 자동으로 모이지 않으니, 인계 전에 후보가 밝힌 의사, 우리가 한 약속, 다음 연락일만 요약해 팀이 보는 곳에 남깁니다. 필요한 정보만 옮기는 편이 개인정보 보호 면에서도 안전합니다.
Q. 같은 후보에게 두 포지션을 함께 제안해도 되나요?
A. 됩니다. 다만 연락은 지금 그 후보를 맡은 담당자 한 명이 하고, 두 포지션을 한 번에 비교할 수 있게 안내합니다. 두 담당자가 따로 제안하면, 후보는 회사 안에서 담당자끼리 소통하지 않는다고 느낍니다.
Q. 연락 중단을 요청한 후보의 기록은 어떻게 하나요?
A. 요청을 받으면 바로 연락을 멈추고, 요청 날짜와 내용을 팀이 보는 곳에 남겨 다른 담당자가 다시 연락하지 않게 합니다. 이후 회사 개인정보 처리 기준에 따라 정보를 파기합니다. 기록을 얼마나 남길지는 회사 개인정보 담당자와 정해 두세요.
Q. 다이렉트 소싱을 전담할 사람은 언제 필요할까요?
A. 채용팀 인원수보다 소싱 업무가 어떻게 돌아가는지를 보고 판단합니다. 여러 포지션이 동시에 소싱에 의존하고, 담당자들이 같은 후보를 두고 자주 겹치거나, 약속한 다음 연락을 놓치는 일이 반복된다면 소싱 운영을 한 사람이 맡는 편이 낫습니다. 전담자가 생겨도 이 글의 규칙은 팀 전체가 함께 지켜야 합니다.
담당자가 바뀌어도 다이렉트 소싱이 끊기지 않으려면, 후보마다 다음에 할 일과 그 이유를 팀이 함께 보는 한 곳에 기록해야 합니다.
1편에서는 누구를 찾고 무엇을 제안할지 정했고, 2편에서는 답장마다 다음 행동과 날짜를 정했습니다. 이번 3편에서는 담당자가 바뀌어도 그 기록이 다음 사람에게 넘어가게 하는 방법을 다뤘습니다. 세 편에서 기록하자고 한 항목은 모두 「이 후보와 다음에 무엇을 하기로 했나」라는 질문에 답하기 위한 것입니다.
오늘 할 수 있는 첫걸음은 하나입니다. 지금 연락 중인 후보 한 명을 골라, 그 후보와의 약속과 다음 연락 날짜를 팀이 볼 수 있는 곳에 적어 보세요. 그 한 줄이 다음 담당자에게 넘길 첫 인수인계 자료가 됩니다.
나인하이어 TRM으로 소싱 후보를 팀과 함께 관리해 보고 싶다면 무료로 시작하고, 우리 팀의 소싱 운영 방식이 고민이라면 상담을 신청해 보세요.
3편. 다이렉트 소싱 인수인계 체크리스트 | 담당자가 바뀌어도 후보를 놓치지 않는 방법은? (현재 글)
